Facturación Electrónica

Buscar o consultar un documento soporte electrónico te permite acceder de forma rápida al historial de tus compras y gastos, revisar la información registrada y verificar su estado frente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este proceso es clave para validar datos, hacer seguimiento al envío de los documentos y mantener un control organizado y oportuno de tus comprobantes electrónicos cuando lo necesites.

1. Para consultar un documento soporte, es necesario que te dirijas por la ruta: Compras y gastos – Documentos de compras y gastos.

2. Allí, el sistema te permite definir algunos criterios de búsqueda para consultar los documentos:

• Proveedor: esta opción te permite hacer el filtro por el tercero al cual se le han elaborado los documentos.
• Fecha de elaboración: es posible seleccionar un día específico o un rango de fechas sobre los cuales se requiere hacer la consulta.
• Tipo de transacción: eliges la opción de «Documento soporte».
• Creado por: realizas la búsqueda del usuario específico que elaboró los documentos o de todos, sin importar el usuario que lo realizó.
• Factura proveedor: podrás hacer la búsqueda por el número de la factura del proveedor.

Importante: la búsqueda de la factura de proveedor se realiza por la fecha de elaboración.

• Envío a la DIAN: defines el estado en el que requieras ver los comprobantes, te explicamos cada uno:

No enviado: corresponde a los documentos electrónicos que se crearon, se guardaron, pero no se han enviado a la DIAN y que están dentro de los 6 días para su envío.

No aplica: hace referencia a los documentos no electrónicos.

Rechazado: son los documentos electrónicos que se enviaron a la DIAN, pero tienen algún rechazo y, por ende, no quedaron aprobados.

Aceptado: aparecerá en los documentos electrónicos que se enviaron y fueron aprobados.

Fallido: estos documentos electrónicos presentan error en el envío a la DIAN.

Fecha inválida: son los documentos electrónicos que están pendientes por enviar a la DIAN y que ya superaron los 6 días para su envío. En este caso, es necesario ingresar al documento, modificar la fecha y enviarlo a la DIAN.

3. Después, das clic en Buscar y, de este modo, en la parte inferior de la pantalla, visualizarás el listado de documentos. 

4. Adicional, puedes dar clic sobre el número del comprobante para abrirlo o también generar un archivo de Excel seleccionando la Hoja de cálculo .

Ahora sabes cómo buscar o consultar un documento soporte electrónico.