Facturación Electrónica

Elaborar factura electrónica con autorretención es el proceso que te permite generar correctamente facturas cuando tu empresa está obligada a aplicarse a sí misma la retención en la fuente sobre sus ingresos.

Esta funcionalidad es clave para cumplir con la normativa tributaria vigente, reflejar de forma adecuada la autorretención en cada factura y garantizar que la información enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sea coherente, clara y sin inconsistencias contables o fiscales.

Es útil cuando perteneces a una actividad económica sujeta a autorretención, conforme a lo establecido en el Decreto 1625 de 2016, y necesitas generar tus facturas de forma correcta.

Pasos para elaborar las facturas electrónicas con autorretención en Siigo Nube:

1. Configura en el comprobante de factura electrónica el manejo de la autorretención. Ubica la sección Configuraciones complementarias y, en la opción Retenciones, marca el campo «Habilitar Autorretención»; allí podrás asignar el valor mínimo para calcular los subtotales.

Importante: si no tienes creado ningún impuesto de autorretención, el sistema te mostrará el enlace «Crear impuesto autorretención», el cual te remitirá al catálogo de impuestos para realizar el proceso de creación.

Una vez definas estos parámetros, haz clic en Guardar .

2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:

• Módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura Electrónica.

• Desde + Crear – Clientes – Factura Venta / Ingresos.

• Ve a la opción Ventas; luego, selecciona Crear factura .

3. Elige el tipo de factura y diligencia los datos requeridos en el encabezado.

Importante:

•  El sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación. Si no cumple con este requisito, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.

• Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.
•  La fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad, y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

4. En el detalle de la factura, visualizarás en la parte inferior que el sistema habilita el campo «Autorretención» y realiza el cálculo correspondiente.

5. Después de ingresar toda la información de la factura, presiona Guardar y enviar .

6. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar . 

7. Envía la factura al correo electrónico o WhatsApp del cliente. En el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más ; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para». Después de confirmar la información de envío, haz clic en Enviar .

Importante:

• La opción para el envío por WhatsApp estará habilitada cuando configuras Siigo Pay. 
• En caso de no tener habilitada esta opción, solo tendrás disponible el envío mediante correo electrónico. 

Una vez enviado el correo pertinente, el sistema mostrará una pantalla para el envío mediante WhatsApp, en donde indicas el número de celular al cual quieres realizar el envío, guardarlo como número del cliente para futuros envíos y visualizar una previa del mensaje a enviarse. 

8. Si las facturas electrónicas de venta no han sido aprobadas por la DIAN o están guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento; el campo «Fecha» aparecerá como «Fecha y hora comprobante», sin incluir la firma del proveedor tecnológico. Además, en la parte inferior del documento, se visualizará un mensaje indicando: «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

9. Cuando la DIAN apruebe la factura, el documento se generará con el formato definido en la configuración, reflejando las columnas y códigos electrónicos correspondientes.

10. La contabilización de la autorretención en la factura de venta será de la siguiente manera.

11. Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra la factura electrónica, hasta que sea enviada por correo al cliente.

¡Listo! Con este proceso podrás elaborar facturas electrónicas con autorretención.