Si al generar el envío de la nómina electrónica el documento es rechazado por la DIAN, es necesario en la columna acciones seleccionar la opción Ver motivos, donde el sistema te indica la razón del rechazo.

Cuando te aparezca el motivo de rechazo «Regla: NIAE191a, Rechazo: Documento a reemplazar no se encuentra recibido en la base de datos«. Este mensaje se genera porque se cambió un número en la identificación del empleado y se generó una nota de ajuste a un Documento de nómina electrónica que estaba enviado con la identificación incorrecta.

Para solucionarlo, es necesario realizar las siguientes acciones:

1. Generas una nota de ajuste de eliminación al documento de nómina electrónica, que se envió con el número de documento incorrecto del empleado.

Para ello, desde el documento aprobado, en la columna «Acciones», te despliega la opción Eliminar.

Seguido, el sistema te mostrará el siguiente mensaje y seleccionas el botón “Sí, generar y enviar a la DIAN”.

2. Modificas la nómina y eliminas el empleado de la misma, desde la opción de Nómina – Nóminas.

Aquí, realizas la búsqueda de la nómina que requieres modificar y das clic sobre el nombre.

Al ingresar en la parte superior derecha de la pantalla, seleccionas el botón .

Enseguida se habilitará una ventana, la cual indica que se borraran los comprobantes contables de causación, aportes de la empresa, provisiones, pagos de nómina y los desprendibles, para continuar das clic en el botón .

El sistema te llevará a la pantalla de novedades, donde es necesario ubicar el empleado y en la columna Acciones, das clic en la flecha y seleccionas la opción «Remover de la nómina».

Se mostrara la siguiente ventana, donde confirmas que requieres remover de la nómina al empleado.

3. Finalizas el contrato del empleado con el número de identificación errada, para realizarlo inicialmente buscas el empleado, por el módulo: Nómina – Empleados.

El sistema te va a mostrar todos los empleados que tienes creados y su respectivo contrato, una vez lo identifiques, das clic en el botón .

Al ingresar, das clic en la sección Datos del Contrato, asignas la fecha de finalización del contrato y das clic en el botón .

4. Realizas de nuevo la creación del empleado con el número de identificación correcta, por la ruta Nómina, allí vas a la pestaña Empleados y das clic en el botón Crear nuevo empleado.

Luego, le creas el contrato por la ruta: Nómina – Empleados.

5. Buscas la nómina que dejaste en estado en proceso, por la opción de Nómina – Nóminas.

Realizas la búsqueda de la nómina en proceso y das clic sobre el nombre.

En la pantalla de novedades por empleado, das clic en el botón .

El sistema despliega una ventana, donde seleccionas el nuevo empleado creado y presionas .

Una vez agregues al nuevo empleado, das clic en  y finalizas la liquidación de la nómina.

6. Realizas el envió a la DIAN de los documentos electrónicos de nómina por el módulo Nómina y en la pestaña Documentos electrónicos, ubicas el soporte de pago y en la columna acciones das clic en la flecha y seleccionas a opción «Enviar».