El rechazo “Regla: NIAE191a, Rechazo: Documento a reemplazar no se encuentra recibido en la base de datos” se genera cuando se intenta emitir una nota de ajuste sobre un documento de nómina electrónica que fue enviado con una identificación de empleado incorrecta que ha sido modificada, lo que exige un proceso de eliminación del documento original y posterior recreación del comprobante de pago para su correcta transmisión.

Si al generar el envío de la nómina electrónica el documento es rechazado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), es necesario en la columna acciones seleccionar la opción Ver motivos, donde el sistema te indica la razón del rechazo.

Para solucionarlo, es necesario realizar las siguientes acciones:

1. Generas una nota de ajuste de eliminación al documento de nómina electrónica, que se envió con el número de documento incorrecto del empleado.

Para ello, desde el documento aprobado, en la columna «Acciones», te despliega la opción Eliminar.

Seguido, el sistema te mostrará el siguiente mensaje y seleccionas el botón “Sí, generar y enviar a la DIAN”.

2. Modificas la nómina y eliminas el empleado de la misma, desde la opción de Nómina – Nóminas.

3. Realizas la búsqueda de la nómina que requieres modificar y haz clic sobre el nombre.

4. Al ingresar en la parte superior derecha de la pantalla, seleccionas el botón Borrar nómina contabilizada .

Enseguida se habilitará una ventana, la cual indica que se borrarán los comprobantes contables de causación, aportes de la empresa, provisiones, pagos de nómina y los desprendibles, para continuar haz clic en el botón SI .

5. El sistema te llevará a la pantalla de novedades, donde es necesario ubicar el empleado y en la columna Acciones, haz clic en la flecha y seleccionas la opción Remover de la nómina.

6. Se mostrará la siguiente ventana, donde confirmas que requieres remover de la nómina al empleado.

7. Finalizas el contrato del empleado con el número de identificación errada, para realizarlo inicialmente buscas el empleado, por el módulo Nómina – Empleados.

8. El sistema te va a mostrar todos los empleados que tienes creados y su respectivo contrato, una vez lo identifiques, haz clic en el botón Editar .

9. Al ingresar, haz clic en la sección Datos del Contrato, asignas la fecha de finalización del contrato y haz clic en el botón Guardar cambios .

10. Realizas de nuevo la creación del empleado con el número de identificación correcto, por la ruta Nómina, allí vas a la pestaña Empleados y haz clic en el botón Crear nuevo empleado.

11. Creas el contrato por la ruta Nómina – Empleados.

12. Buscas la nómina que dejaste en estado en proceso, por la opción de Nómina – Nóminas.

13. Realizas la búsqueda de la nómina en proceso y haz clic sobre el nombre.

14. En la pantalla de novedades por empleado, haz clic en el botón + Agregar empleado .

15. El sistema despliega una ventana, donde seleccionas el nuevo empleado creado y presionas Guardar .

Una vez agregues al nuevo empleado, das clic en Liquidar y finalizas la liquidación de la nómina.

16. Realizas el envío a la DIAN de los documentos electrónicos de nómina por el módulo Nómina y en la pestaña Documentos electrónicos, ubicas el comprobante de pago y en la columna acciones haz clic en la flecha y seleccionas la opción Enviar.

Con esta información, ya cuentas con lo necesario para corregir el rechazo en tu nómina electrónica.