Facturación Electrónica

Aquí se definen los parámetros necesarios que el sistema requiere para la elaboración de las notas crédito electrónicas y el posterior envío del documento al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para configurar los parámetros de una nota crédito electrónica, es necesario ingresar al ícono:   (Configuración) – Ventas – Documentos – Notas Crédito.

Al ingresar a esta opción, el sistema te permite crear nuevos tipos de comprobante para Notas crédito y se visualizan los que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante, es necesario que des clic en la pestaña que se encuentra en la parte superior del listado. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

1. Datos Principales

En esta sección defines algunas características principales, como son:

• En uso: seleccionas esta opción para que puedas usar este tipo de comprobante al crear una nota crédito electrónica.
• Datos principales del comprobante: defines el código y el nombre que corresponden a la descripción del comprobante, para la nota crédito electrónica.
• Facturación electrónica: marcas la opción de «Usar como documento electrónico» para que puedas enviar este documento electrónicamente a la DIAN.

• Numeración: seleccionas el número por el cual iniciará el consecutivo de las notas crédito electrónicas y es necesario que marques la numeración automática.

2. Configuraciones complementarias

Aquí encontrarás la información adicional para la configuración del comprobante. 

• Habilitar centros de costos: el programa te permite definir si el documento manejará o no centros de costo.
• Incluir decimales: para cumplir con los requisitos de la facturación electrónica, se marcará automáticamente esta opción cuando actives el documento como electrónico en el paso anterior. 
• Tipo de descuento por ítem: puedes elegir entre valor o porcentaje.
• Cuenta contable para descuentos por ítem: indicas cuál es la cuenta contable a la cual el sistema contabilizará los descuentos que relaciones en la nota crédito electrónica.
• Retenciones: defines las retenciones que se manejarán en la nota crédito, como ReteIVA, ReteICA y la autorretención.
• Facturar ingresos para terceros: esta opción aplica cuando tengas ingresos recibidos para otros terceros.

3. Otros cargos y descuentos en totales de la nota crédito 

En esta sección podrás registrar cargos y descuentos adicionales por los conceptos y porcentajes que requieras, de acuerdo a los conceptos aceptados por la DIAN y cumpliendo con todos los requisitos normativos para facturación electrónica.

Los campos a diligenciar para la creación de un cargo o un descuento son:

• En uso: se requiere que se encuentre marcado para que puedas seleccionar ese cargo/descuento al realizar el documento de nota crédito electrónica.
• Nombre: aquí podrás escribir el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
• Tipo: seleccionas si es un descuento o un cargo.
• % Tarifa: podrás asignar la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor. Es requerido que la tarifa no sea mayor a 100 y que no tenga más de 2 decimales.
• Cuenta contable: aquí podrás agregar la cuenta contable en la que quieres que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en una nota crédito electrónica.
• Al dar clic en el ícono se guardará dicho cargo o descuento.

Importante: podrás seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán llamar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.

4. Visualización, impresión y envío de la nota crédito

Corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

• Título para visualización: corresponde al título del documento, el cual será visible en la impresión.
• Dirección, Ciudad y Teléfono de la empresa.
• Observaciones: el sistema te permite relacionar comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Asunto: se incluirá en el asunto del correo electrónico que se envía al cliente con la nota crédito electrónica.
• Adjuntar archivo: desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para todas las notas crédito electrónicas que sean generadas.
• Datos que verá tu cliente en el detalle de la nota crédito: en esta opción es posible definir qué columnas se visualizarán en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la nota crédito.
  

Una vez ingreses toda la información que te solicita este catálogo, das clic en el botón que se encuentra en la parte superior o inferior de la página. Así, los datos ingresados quedan almacenados en el programa y se tendrán en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la Nota crédito electrónica.

Importante: es posible definir varios tipos de nota crédito electrónica y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.