Facturación Electrónica

Elaborar facturas electrónicas con moneda extranjera es un proceso importante cuando realizas ventas en una divisa diferente al peso colombiano. Esto garantiza que los valores se conviertan correctamente, que la factura cumpla con las normas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que tu información contable esté registrada de manera adecuada.

Manejar la moneda extranjera es especialmente útil en operaciones internacionales o acuerdos comerciales, ya que permite reflejar la tasa de cambio aplicada y enviar la factura de manera segura a tu cliente.

Para elaborar una factura electrónica de venta con el manejo de moneda extranjera, sigue estos pasos:

1. Dirígete al perfil de la organización. Ubica la sección de Moneda extranjera, marcas la casilla «Maneja moneda extranjera», verificas los datos donde se pagan los impuestos y haz clic en Guardar .

Importante: para las facturas electrónicas de venta o exportación que manejen moneda extranjera, puedes ir a la configuración de la factura y en la sección Visualización, Impresión y envío de la factura de venta / Ingresos, definir el formato «Básico moneda extranjera / exportación».

2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:

• En el módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

• Desde + Crear  – Clientes – Factura Venta / Ingresos.

• Ve a la opción de Ventas; luego, selecciona Crear factura . 

3. Diligencia los datos de encabezado:

• Tipo: selecciona el tipo de comprobante de factura electrónica que se utilizará.
• Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a emitir la factura electrónica.

Al definirlo, puedes hacer clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida. Si requieres modificar o adicionar información al perfil del cliente, selecciona la opción «Ver perfil» y el sistema te abrirá una ventana para que los puedas ingresar.

Importante: el sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación; si no cumple con esta condición, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.

Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.

• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si te aparece en blanco, es porque esta información no se completó cuando creaste tu cliente, por ende, lo puedes crear desde la opción + Crear nuevo .
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

• Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario, al momento de elaborar la factura digitar el número con el cual quedará guardada.

El enlace «Editar consecutivo», te permitirá utilizar un consecutivo que haya sido eliminado anteriormente o que no se haya utilizado, garantizando que la nueva factura mantenga una secuencia ordenada y evite vacíos en la numeración.

• Vendedor: aparece el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, seleccionas la que corresponda, y el programa te mostrará la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de ese día, dato tomado del Banco de la República.

Si la tasa de cambio no es la que se negoció o pactó con el cliente, la puedes modificar, y el sistema generará un espacio para marcar si esa tasa la utilizarás para todas las transacciones de ese día.

4. En el detalle, agregas el producto y/o servicio y selecciona las formas de pago; el sistema despliega las que han sido previamente creadas y las cuales, en su configuración, estén marcadas como tipo: solo cartera o cartera / proveedor.

5. Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, haz clic en Guardar y enviar .

6. Enseguida se habilitará esta ventana, la cual te indica que, al enviar la factura electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas Guardar y enviar .

7. Envía la factura al correo electrónico o WhatsApp del cliente. En el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando Más  ; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para». Después de confirmar la información de envío, haz clic en Enviar .

Importante:

• La opción para el envío por WhatsApp estará habilitada cuando configuras Siigo Pay. 
• En caso de no tener habilitada esta opción, solo tendrás disponible el envío mediante correo electrónico. 

Una vez enviado el correo pertinente, el sistema mostrará una pantalla para el envío mediante WhatsApp, en donde indicas el número de celular al cual quieres realizar el envío, guardarlo como número del cliente para futuros envíos y visualizar una previa del mensaje a enviarse. 

8. Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, se mostrará el prefijo y consecutivo del documento, el campo «Fecha» se visualizará como «Fecha y hora comprobante», no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando: «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

9. Visualizarás la factura de la siguiente manera: 

10. Si definiste en la configuración de la factura el formato «Básico moneda extranjera / exportación», visualizarás los valores en moneda local y extranjera, de esta manera:

11. En la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

¡Listo! Con este proceso podrás elaborar facturas electrónicas con moneda extranjera.