Facturación Electrónica

En esta guía te explicamos cómo buscar las facturas electrónicas de venta generadas en una fecha específica o dentro de un rango de fechas determinado. A continuación, te indicamos los pasos a realizar:

1. Ingresa por la ruta: Ventas – Documentos de venta – Factura de venta.

2. Realiza la búsqueda por identificación o nombre del cliente. Además, puedes aplicar otros criterios de búsqueda para consultar las facturas de venta, haciendo clic en el botón Filtros .

• Fecha: campos obligatorios «Desde» y «Hasta», por defecto trae la fecha del mes actual (primer y último día del mes actual).
  
  Importante: se pueden presentar los siguientes escenarios:
  
  – Si se dejan vacíos los campos, se mostrará un mensaje en rojo indicando «Campo requerido».
  
  

  

  – Al seleccionar un rango de fecha mayor a 90 días, te indicará el siguiente mensaje «Selecciona máximo 90 días»
  
  

  

  – Si seleccionas un rango de fecha para años anteriores al 2024, te aclara que «Solo a partir del año 2024»
  
  

  

• Tipo de comprobante: por defecto trae seleccionado «Todos», te listará los tipo de comprobantes que sean electrónicos y hayan sido usados.
• Estado DIAN: tiene definida la opción «Todos», te permitirá seleccionar los estados: Guardado (sin enviar), Enviando, Procesando, Falla de conexión, Rechazado, Aprobado.
• Estado email: podrás seleccionar entre los estados: Sin enviar, Error de envió, Enviado o todos.
• Estado de pago: define la opción “Por cobrar” si las facturas tienen deuda, “Con fecha de pago vencida” cuando los vencimientos de las facturas han pasado la fecha en curso o “Pagado” si las facturas están pagadas en su totalidad.
• Tipo de moneda: mostrará los tipos de moneda que hayan sido usados en las facturas electrónicas creadas.

3. Una vez los definas, haz clic en el botón Filtrar .

4. El sistema generará el informe y en la parte superior visualizarás el número de campos que han sido seleccionados.

Donde se mostrarán las siguientes columnas con su correspondiente comportamiento:

• Fecha elaboración: mostrará la fecha en la que se elaboró el comprobante, en formato día/mes/año, ordenada de la más reciente a la más antigua.
• Comprobante: indica el número del comprobante (factura de venta), con su respectivo prefijo, número y consecutivo, el cual te direcciona a la vista del documento.
• Identificación: visualizas el número de identificación del cliente.
• Cliente: aparece el nombre y apellido (persona) o la razón social (empresa) del cliente asociado al comprobante. Al hacer clic sobre el nombre, se te redirigirá al perfil del tercero.
• Total: se mostrará el valor total de la factura de venta (sin importar si se encuentra cruzado con algún otro documento).
• Moneda: indica la moneda que se encuentra relacionada al documento con sus respectivas iniciales, COP, USD, MXN, EUR, etc. Según corresponda.
• Alertas y Acciones: estas columnas tienen el siguiente comportamiento:

 – Sin enviar a la DIAN: te aparece si el documento no se ha enviado a la DIAN y en la columna «Acciones» se visualizará el botón Enviar a la DIAN y desplegará las opciones Actualizar estado y Ver documento.

Al seleccionar el botón Enviar a la DIAN, se habilitará una ventana que te informará que, una vez enviada la factura electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada. Luego, confirma haciendo clic en Enviar .

Se mostrará la siguiente notificación, confirmando el envió.

Importante: al enviar la factura electrónica a la DIAN, se pueden presentar los siguientes escenarios:

• Enviar a la DIAN con fecha vencida: cuando se tenga fecha vencida, en la columna “Acciones” te aparecerá la opción Ajustar y enviar a la DIAN y traerá la siguiente ventana:

• Enviar a la DIAN con fecha vencida y vencimientos relacionados: si la fecha esta vencida y tiene vencimientos relacionados, al dar clic en la opción Ajustar y enviar a la DIAN, te aparecerá:

• Enviar a la DIAN con numeración vencida y/o agotada: cuando la numeración relacionada esta vencida o agotada, al seleccionar Ajustar y enviar a la DIAN, se visualizará la siguiente ventana de confirmación que te redirigirá a la configuración del comprobante:

 – Fecha inválida: este estado se presenta cuando el documento no se ha enviado a la DIAN y se enviará en una fecha diferente a la de creación. En la columna «Acciones» se visualizará el botón Ajustar y enviar a la DIAN, el cual desplegará las opciones Actualizar estado y Ver documento.

 – Enviado a la DIAN: si el documento se sigue enviando a la DIAN, debe mantenerse en este estado y en la columna «Acciones» se visualizará el botón Enviar a la DIAN y desplegará las opciones Actualizar estado y Ver documento.

 – Procesando en la DIAN: te aparece si el documento está siendo procesando por la DIAN, y en la columna «Acciones» se visualizará el botón Actualizar estado y desplegará la opción Ver documento.

 – Rechazado: este estado se muestra cuando el documento presenta alguna inconsistencia en la DIAN. En la columna «Acciones» encontrarás el botón Ver inconsistencia, que desplegará las opciones Actualizar estado y Ver documento.

• Al dar clic en el botón Ver inconsistencias se abrirá una ventana, donde detalla la regla de rechazo, el motivo y la solución según corresponda.

• Si seleccionas la opción Enviar a la DIAN y/o Ajustar y enviar a la DIAN, aparecerá una notificación donde podrás hacer clic sobre el número del documento que fue rechazado o en Ver inconsistencias.

 – Falla en el servicio: se presenta cuando el documento no pudo enviarse a la DIAN debido a un problema en el servicio. En la columna «Acciones» se visualizará el botón Enviar a la DIAN, que desplegará las opciones Actualizar estado y Ver documento.

Al dar clic en la opción Enviar a la DIAN y/o Ajustar y enviar a la DIAN, se visualizará la siguiente notificación:

 – Sin enviar por email: se cambiará a este estado en caso de que el documento haya sido enviado a la DIAN sin inconvenientes, pero aún no haya sido enviado por correo electrónico. En la columna «Acciones» se visualizará el botón Enviar por mail, que desplegará las opciones Actualizar estado y Ver documento.

Al presionar el botón Enviar por mail, el sistema te mostrara la siguiente ventana:

En la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica y si lo requieres, puedes enviar el correo con copia a otro tercero.

Presiona el botón Enviar y el sistema te confirmará el proceso exitoso con la siguiente notificación:

Importante: en caso de presentarse algún error en el envió, se visualizará el siguiente mensaje:

 – Completado: este estado se presenta cuando el documento fue enviado a la DIAN sin inconvenientes y también fue enviado por correo electrónico. En la columna «Acciones» podrás hacer clic en el botón Ver documento.

 – Falla del envió por mail: aparece si el documento fue enviado a la DIAN sin inconvenientes, pero hubo problemas al enviarlo por correo electrónico. En la columna «Acciones» se visualizará el botón Enviar por mail, que desplegará las opciones Actualizar estado y Ver documento.

 – Anulado: pasa a este estado cuando el documento fue anulado y en la columna «Acciones» podrás dar clic en el botón Ver documento.

 – Por cobrar: la factura tiene pendiente el pago, sea parcial o completo. Sin embargo, no se han vencido las cuotas de la factura. En la columna “Acciones” se visualizará el botón Registrar pago y desplegará las opciones Ver saldo y Ver documento.

Registrar pago: te lleva a la creación del recibo de caja y trae precargados los datos del vencimiento de la factura.

Ver saldo: al dar clic se habilita una ventana, en al cual podrás ver en detalle el saldo de la factura.

Si lo requieres, selecciona el botón Ver estado de cartera el cual te direcciona al reporte Movimiento de cartera por vencimiento o podrás Registrar pago .

 – Fecha de pago vencida: aparece cuando la factura tiene vencimientos que han pasado su fecha y están en deuda. En la columna “Acciones” se visualizará el botón Registrar pago y desplegará las opciones Ver saldo y Ver documento.

Importante: si tienes activa la configuración de mercado pago, te aparecerá la acción “Enviar por WhatsApp” para que puedas realizar el recaudo.

Al seleccionarla, el sistema mostrará la siguiente ventana para realizar el envío al cliente.

5. Adicional, en la parte superior derecha de la pantalla encontrarás los botones:

• Ver reportes: desde esta opción te permitirá generar algunos reportes de ventas.
• Crear factura: al dar clic te llevara a la creación de la factura y/o la factura recurrente.

Esperamos que esta guía haya sido de ayuda para buscar tus Facturas electrónicas.