Importante: Si el menú que visualizas a continuación es diferente a esta guía, consulta el siguiente enlace.
Cuando existe novedad de licencia no remunerada en la nómina, el sistema tomará el Ingreso Base de Cotización (IBC) según lo establecido en la normativa correspondiente.
Para tener en cuenta
- Si tienes novedades diferentes de ingreso y retiro, que disminuyan el salario hasta por debajo del mínimo, por ley el IBC de ese mes para el empleado, será el salario mínimo.
- Durante el período de licencia no remunerada o suspensión del contrato laboral, la empresa se encuentra en la obligación de realizar los aportes de salud y pensión, de realizar pago de primas, pero no es obligatorio el pago de ARL. Lo anterior, se encuentra indicado por la Corte Constitucional en la Sentencia T-162 del 2004.
- En este período no habrá lugar al pago de aportes que corresponde al empleado, pero sí será obligatorio que el empleador realice el aporte que le corresponde, según lo establecido en el artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016.
Con el siguiente ejemplo te mostraremos cómo se calcula para seguridad social, parafiscales y ARL:
El empleado devenga un salario de $2.500.000 y en el mes de Marzo presenta novedad de licencia no remunerada durante 4 días seguidos.
Ingreso base de cotización (IBC) de Seguridad Social
a. Aportes que se descuentan al empleado en la nómina
Para el cálculo de aportes de salud y pensión que se le descuenta al empleado se tiene en cuenta el salario pagado por los días laborados y los demás ingresos que hagan base, siguiendo lo establecido por el artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 del 2016.
Para este caso, el sistema aplicará la siguiente fórmula:
Donde:
- Salario pagado: Corresponde al valor pagado al empleado por concepto de salario.
- Otros Ingresos Base Seguridad Social: Es equivalente a lo pagado por otros conceptos salariales en la nómina del mes actual.
Reemplazas los valores y realizas las operaciones matemáticas de la siguiente manera:
Esta es otra manera de evidenciar la misma operación:
En la nómina en proceso, a través de la ruta: “Ver detalle de cálculos” – Detalle Nómina Empleado, podrás evidenciar en el recuadro llamado “Seguridad Social Empleado,” que el cálculo de aportes de salud y pensión es el mismo que arroja el realizar la anterior fórmula.
b. Aportes que realiza la empresa al liquidar la planilla
Para el cálculo de los aportes de salud y pensión que realiza la empresa, se toma en cuenta el total de días del mes (30 días) y se usa de referencia, para los días de la licencia no remunerada, el IBC del mes inmediatamente anterior a la dicha novedad, según lo establecido en el artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 del 2016.
En el caso del ejemplo, se toma de referencia el IBC de Febrero, que sería el inmediatamente anterior. Para conocer el valor puedes generar el informe de aportes a seguridad social por empleado, a través de la ruta: Reportes – Más reportes – Nómina – Aportes a seguridad social por empleado.
Al ingresar, el sistema te permite seleccionar la fecha y el empleado correspondiente, luego das clic en el botón 
.
Para este caso, el sistema realiza una fórmula para calcular el IBC del aporte obligatorio que realiza la empresa por seguridad social.
Donde:
- IBC Mes anterior: Es igual al ingreso base de cotización del mes anterior y que puedes verificar en el informe de aportes a seguridad social por empleado.
- Días Mes anterior: Corresponde a los días del mes inmediatamente anterior, recuerda que según la normativa vigente, todas las nóminas se calculan a períodos iguales de 30 días.
Importante: Si en el mes inmediatamente anterior, el empleado tuvo una novedad de licencia no remunerada, esos días se restarán del total de días del mes anterior.
- Días de LNR: Corresponde a los días de licencia no remunerada que tuvo el empleado durante el mes actual.
- Ingresos del Mes Actual: Es equivalente a lo pagado por salario y otros conceptos salariales en la nómina del mes actual.
Reemplazas los valores y realizas las operaciones matemáticas de la siguiente manera:
Esta es otra manera de evidenciar la misma operación:
Por otra parte, la empresa asumirá el aporte de seguridad social que corresponde al empleado por los días que no laboró al encontrarse en licencia no remunerada. En este caso serían 4 días y para saber el IBC de esos días es necesario realizar la siguiente operación.
Donde:
- IBC Mes anterior: Es igual al ingreso base de cotización del mes anterior y que puedes verificar en el informe de aportes a seguridad social por empleado.
- Días Mes anterior: Corresponde a los días del mes inmediatamente anterior, recuerda que según la normativa vigente, todas las nóminas se calculan a períodos iguales de 30 días.
Importante: Si en el mes inmediatamente anterior, el empleado tuvo una novedad de licencia no remunerada, esos días se restarán del total de días del mes anterior.
- Días de LNR: Corresponde a los días de licencia no remunerada que tuvo el empleado durante el mes actual.
Reemplazas los valores y realizas las operaciones matemáticas de la siguiente manera:
Al valor obtenido anteriormente, se aplicará el porcentaje de pensión que corresponda. Aquí te mostramos otra manera de visualizar la misma operación:
En resumen, la empresa terminará pagando aportes a seguridad social de la siguiente manera:
Asimismo, en la nómina en proceso, a través de la ruta: “Ver detalle de cálculos” – Seguridad Social y Parafiscales, podrás evidenciar en el recuadro llamado “Seguridad Social Empresa,” que el cálculo de aportes de salud y pensión es igual al que se obtiene al realizar las fórmulas mencionadas anteriormente.
De igual manera, al momento de generar la contabilización de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), se evidenciará el correcto cálculo de los aportes de seguridad social (salud y pensión).
Ingreso base de cotización (IBC) de Parafiscales
Para el cálculo de aportes parafiscales (SENA, ICBF y Caja de compensación) se toman en cuenta los conceptos de ingresos que hagan base en el mes de la nómina, sin incluir el valor de la licencia no remunerada.
El sistema aplicará la siguiente fórmula:
Donde:
- Salario pagado: Es igual al valor pagado por concepto de salario en el mes actual.
- Otros Ingresos Base Parafiscales: Es equivalente a los demás ingresos que tenga el empleado en el mes actual y que estén configurados como base para el cálculo de aportes parafiscales.
Reemplazas los valores y realizas las operaciones matemáticas de la siguiente manera:
Esta es otra manera de evidenciar la misma operación:
En la nómina en proceso, a través de la ruta: “Ver detalle de cálculos”– Seguridad Social y Parafiscales, podrás evidenciar en el recuadro llamado “Parafiscales,” que el cálculo de aportes SENA, ICBF y caja de compensación es igual al que se obtiene al realizar la fórmula mencionada anteriormente.
Ingreso base de cotización (IBC) de ARL
Para el cálculo de aportes a la Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL) se toman en cuenta los conceptos de ingresos que hagan base en el mes de la nómina, sin incluir el valor de la licencia no remunerada, ya que no se tienen en cuenta según lo indicado por el artículo 2.2.4.2.1.6 del Decreto Único Reglamentario 1072 del 2015.
En consecuencia, el sistema aplica la siguiente fórmula:
Donde:
- Salario pagado: Es igual al valor pagado por concepto de salario en el mes actual.
- Otros Ingresos Base ARL: Es equivalente a los demás ingresos que tenga el empleado en el mes actual y que estén configurados como base para el cálculo de aportes de ARL.
Reemplazas los valores y realizas las operaciones matemáticas de la siguiente manera:
Esta es otra manera de evidenciar la misma operación:
En la nómina en proceso, a través de la ruta: “Ver detalle de cálculos” – Seguridad Social y Parafiscales, podrás evidenciar en el recuadro llamado “Seguridad Social Empresa,” que el cálculo del IBC de ARL es igual al que se obtiene al realizar la fórmula mencionada anteriormente.
Ten en cuenta que el valor calculado para este aporte dependerá de la tarifa que maneje el empleado según el tipo de riesgo.
