Nómina Electrónica

Configurar la Nómina Electrónica Pro / Plus te permite definir los parámetros que utilizará el sistema para gestionar correctamente la liquidación y el pago de tus empleados. Esta configuración es necesaria para que los cálculos y registros de nómina se realicen de acuerdo con las condiciones de tu empresa. Puedes realizarla después de habilitar la nómina electrónica y antes de comenzar a liquidar la nómina.

A continuación, sigue estos pasos para realizar la configuración:

1. Previamente, asegúrate de completar el proceso de habilitación de la Nómina Electrónica. 

Importante: si el menú que visualizas es diferente al de esta guía, consulta la guía para configurar la Nómina Electrónica Pro / Plus de solo nómina.

2. Dirígete a Configuración , luego selecciona Nómina – Generales – Configuración de nómina.

3. Al ingresar, configura los siguientes parámetros de la liquidación de nómina:

• Operador de información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA): asocia el tercero que usas para la liquidación de la planilla, para que se refleje en la cuenta por pagar.
• Maneja nómina con decimales: activa esta opción si deseas usar decimales; de lo contrario, el sistema redondeará las cifras.
• Es exonerada de salud y parafiscales: marca este campo si la empresa es beneficiaria según la Ley 1607 de 2012.
  

Importante: el sistema aplicará los siguientes cálculos específicos para aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

• • Si la empresa está exonerada:
    • Aprendiz en etapa de entrenamiento: se reflejarán los valores de salud (empresa) y Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
    • Aprendiz en etapa productiva: se reflejarán los aportes a pensión (12%), ARL y caja de compensación.

• • Si la empresa no está exonerada:
    • Aprendiz en etapa de entrenamiento: se reflejará el aporte de salud (12.5%) y ARL.
    • Aprendiz en etapa productiva: se reflejarán los aportes de salud (8.5%), pensión (12%), ARL, SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y caja de compensación.

Estos cambios también se verán reflejados en los reportes de neto a pagar y seguridad social y parafiscales.

• Es beneficiaria de reducción de pagos de parafiscales: elige este ítem si la empresa es beneficiaria de la Ley 590 de 2000, que permite reducir los porcentajes de aportes al SENA, ICBF y cajas de compensación.
• Horas laborales: de acuerdo con la Ley 2101 del 2021, ajusta la cantidad de horas mensuales para el cálculo de horas extras y recargos en nómina, liquidación de contrato y PILA.
• Retención en la fuente: establece cómo manejarás los topes de Unidad de Valor Tributario (UVT) para tus empleados en el año 2023.
  

• • Si seleccionas la primera opción, podrás manejarlo de forma mensual, donde el total de cada tope (790 – 1340 UVT) se dividirá en los 12 meses del año, y este resultado es el que mensualmente se aplicará a las retenciones de todos tus empleados.
  • La segunda opción te permite manejarlo por acumulados, donde según el cálculo, el sistema guardará la información, y cuando tus empleados lleguen al límite ya no se te calcularán los ítems del 25% de renta exenta y el tope del 40%.

Una vez definas estos parámetros, haz clic en Guardar cambios .

4. Confirma los grupos de nómina según el área o las funciones que desempeñan tus empleados. El sistema tiene predefinidos los grupos: administración, ventas y producción. Puedes crear nuevos grupos de nómina si lo necesitas.

Te da la opción de Editar y seleccionando la Flecha inactivar o eliminar el grupo de nómina.

5. Define los siguientes datos para generar los certificados laborales.

• Persona quien firma: ingresa los datos que aparecerán en el certificado. Puedes subir la firma en archivo si deseas incluirla.
• Conceptos de promedio: elige si el certificado se basará en el salario del contrato o en un promedio. Si seleccionas la opción de promedio, define los conceptos que servirán como base (por ejemplo, comisiones) y selecciona la cantidad de meses que se utilizarán para calcularlo.

Completados los datos, presiona Guardar cambios .

6. Consulta los datos de ley: datos generales y retención en la fuente de cada año.

7. Una vez finalices este proceso, realiza la creación de empleados en Nómina Electrónica Pro / Plus.