Facturación Electrónica

Configurar el documento soporte electrónico es un paso esencial para que tu empresa pueda generar, enviar y registrar correctamente estos comprobantes dentro del sistema. Esta configuración permite definir la numeración, la resolución, los datos contables y la forma en que se visualizará el documento, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y su correcta validación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Realizar este proceso previamente garantiza que, al momento de elaborar un documento soporte electrónico, toda la información esté organizada, sea coherente y se procese sin errores, facilitando la gestión contable y el control de las compras realizadas a proveedores no obligados a facturar.

Para configurar los parámetros de un documento soporte electrónico, realiza los siguientes pasos:

1. Accede por Configuración , luego seleccionas Compras y Gastos – Documentos – Documento soporte.

2. Visualizas el listado de los comprobantes que están definidos en el programa, donde puedes: 

• Crear un nuevo tipo de comprobante de documento soporte, presionando Crear nuevo tipo de comprobante .
• Editar un comprobante existente, seleccionando el enlace «Editar».

3. Define los «Datos principales»:

• En uso: marca esta casilla para habilitar el tipo de comprobante al momento de elaborar el documento soporte.

Datos principales del comprobante

• Código del comprobante: ingresa un código único para identificar el tipo de comprobante.
• Nombre del comprobante: digita el nombre que identificará el documento soporte.

Importante: visualizarás un mensaje que aclara la necesidad de manejar una resolución por cada tipo de documento soporte.

4. Resolución Documentos

Asocia los datos de la resolución del documento soporte electrónico, como:

• Tipo de documento soporte: marcas la opción «Electrónico».
  
• Número resolución DIAN: para sincronizar la resolución de documento soporte, das clic en el enlace «Asociar una resolución» y te aparecerá una ventana, donde conocerás todos los pasos a realizar.

Primero, encontrarás el enlace para consultar cómo autorizar una resolución de documento soporte electrónico y el enlace de la DIAN donde realizarás dicho proceso.

Seguido, podrás revisar cómo asociar los rangos de numeración o prefijos del documento soporte en la DIAN. Asimismo, contarás con el enlace de la DIAN para realizar el proceso.

Por último, asocias la nueva resolución a tu comprobante de documento soporte, para ello es necesario que hagas clic en Sincronizar la nueva numeración .

Te aparecerá una pantalla, donde puedes presionar Actualizar  para que te aparezca el listado con las últimas resoluciones solicitadas a la DIAN.

Importante: recuerda que solo podrás asociar numeraciones, donde el prefijo no termine en número, que la resolución no esté asociada a otro comprobante y que esté vigente.

Ubicas la resolución que vas a sincronizar, das clic en Asociar  y de inmediato el sistema tomará los datos, te mostrará la información de la resolución y en el campo «Próximo número de documento» se visualizará el próximo número de la resolución.

Una vez confirmes que los datos estén correctos, presionas Guardar .

• Fecha de inicio de vigencia, vigencia en meses y fecha final de vigencia: el sistema relaciona los campos de acuerdo a la resolución del documento soporte que sincronizaste previamente.

5. Numeración

Al asociar la resolución de documento soporte electrónico, el sistema completará automáticamente los siguientes datos:

• Prefijo: se mostrará los caracteres que definiste para el prefijo del documento.
• Numeración inicial y final: observas el rango inicial y  final de acuerdo a la resolución de documento soporte que sincronizaste previamente.
• Próximo número de documento: se mostrará el número consecutivo que tomará el sistema al momento de realizar un documento soporte. Si deseas comenzar con un número consecutivo específico, puedes modificar este campo.
• Numeración automática: marcar esta opción permite al sistema llevar el consecutivo de forma automática. Si la desmarcas, será necesario ingresar el consecutivo de forma manual al momento de elaborar el documento.

6. Define las configuraciones complementarias:

• Habilitar centros de costo: el programa te permite definir los centros de costo que requieras.
• Incluir decimales: este campo estará marcado por defecto, ya que es necesario para coincidir con los cálculos que realiza la DIAN en la validación de la información enviada.
• Cuenta contable para descuentos por ítem: define la cuenta contable que se utilizará cuando se realice un descuento.
• Retenciones: habilita impuestos como Retención en la fuente por Impuesto al Valor Agregado (ReteIVA) y Retención del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA) si aplica.

7. Configura la sección visualización e impresión del documento.

• Formato: en este campo, puedes seleccionar el diseño que el programa utilizará para la impresión del documento y ver un ejemplo del formato en la «Vista previa».

Datos para visualización: 

• Título para visualización: por defecto trae definido el título que se visualizará en la elaboración del documento.

Datos que verá tu cliente en el detalle del documento: defines las columnas que se visualizarán en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión del documento.

8. Una vez configures todos los parámetros, seleccionas Guardar  para que los datos queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar o imprimir el documento soporte electrónico.

Importante: es posible definir varios tipos de documento soporte, cada uno de ellos con sus propios parámetros e independientes.