Facturación Electrónica

Enviar o reenviar la factura por correo electrónico o WhatsApp a un cliente te permite compartir el documento una vez ha sido aprobado, ya sea por primera vez o nuevamente cuando sea necesario. Desde esta opción puedes enviar la factura al correo electrónico registrado, a una dirección diferente o mediante WhatsApp, facilitando la entrega del documento, la confirmación de su recepción y el seguimiento oportuno con el cliente.

Te indicamos los pasos a seguir en tu Siigo Nube: 

1. Al momento de elaborar la factura, seleccionas en la parte inferior Enviar . Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Enviar . 

2. Luego, te muestra la ventana de envío del documento electrónico, donde permite marcar la opción de Envío por WhatsApp o Envío por correo.

Importante:

• La opción para el envío por WhatsApp estará habilitada cuando configuras Siigo Pay. 

• En caso de no tener habilitada esta opción, solo tendrás disponible el envío mediante correo electrónico. 

En el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más , este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para». Después de confirmar la información de envío, das clic en Enviar .

Importante:  

• Al hacer una factura a consumidor final, el campo «Para» permite digitar manualmente una dirección de correo electrónico, el campo valida que el correo digitado tenga una estructura válida y para añadirlo, utiliza la tecla «Enter», coma o «Tab».

• El campo «Asunto» se construye de forma automática por el sistema, su contenido depende del tipo y estado de la factura, el asunto se muestra prellenado y no editable, garantizando la consistencia en la comunicación y cumplimiento normativo.

3. Una vez enviado el correo pertinente, el sistema mostrará una pantalla para el envío mediante WhatsApp, en donde indicas el número de celular al cual quieres realizar el envío, guardarlo como número del cliente para futuros envíos y visualizar una previa del mensaje a enviarse. 

Importante:

• El sistema muestra un mensaje en donde indica que para el envío de mensajes de cobranza mediante WhatsApp es necesario que tengas en cuenta la Ley 2300 de 2023.
• El CAPTCHA de verificación automática, el cual se muestra al abrir la ventana de envío por WhatsApp, no requiere ninguna interacción e inicia de forma inmediata una verificación para confirmar que la acción es realizada por un ser humano.

Después de confirmar la información de envío, haz clic en Enviar . 

4. En el caso de buscar la factura electrónica en el sistema, para reenviarla, haz clic sobre el número del comprobante o en la columna de «Acciones», selecciona «Ver documento» para ir a la vista preliminar.

5. Envía la factura electrónica aprobada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) al correo electrónico del cliente, presionando Enviar por email o la podrás enviar mediante WhatsApp dando clic en el ícono de WhatsApp . 

6. Al utilizar el botón por correo. te muestra la ventana de envío de correo, en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para». Por último, confirma el envío haciendo clic en Enviar .

7. Al hacer clic en el botón de WhatsApp, el sistema mostrará una pantalla para el envío mediante WhatsApp, en donde indicas el número de celular al cual quieres realizar el envío, guardarlo como número del cliente para futuros envíos y visualizar una previa del mensaje a enviarse. 

8. Por último, confirma el envío haciendo clic en Enviar .

¡Listo! Con este proceso podrás enviar o reenviar las facturas electrónicas por correo o WhatsApp a tus clientes.