Facturación Electrónica

Elaborar factura electrónica con impuesto al consumo es importante porque aplica a determinados bienes y servicios y es exigido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por lo que su correcta parametrización es clave para cumplir con la normatividad y evitar inconvenientes en la facturación.

Aplicas esta facturación cuando tu empresa comercializa productos o presta servicios sujetos al Impuesto Nacional al Consumo (Impoconsumo), ya que te permitirá calcularlo y reflejarlo de forma adecuada en la factura electrónica, manteniendo tu información contable y tributaria en orden y conforme a la ley.

Para realizarla, sigue estos pasos:

1. Haz la siguiente configuración: 

• Configura el perfil de la organización. Se te habilita la siguiente pantalla, donde es necesario que te dirijas a la sección Datos tributarios, selecciones la casilla «Utilizo dos impuestos cargos en la factura de venta, doc. de ingreso y factura de compra» y haz clic en Guardar .

• Luego, defines las cuentas contables para manejar el impoconsumo por valor o por porcentaje. En la configuración de impuestos, encontrarás los impuestos creados donde podrás modificar las cuentas contables si no se tiene movimiento. 

• Parametrizas el impuesto de impoconsumo en la creación del producto, te diriges a la sección Datos adicionales, a la casilla «Impuesto cargo dos» donde seleccionas el impuesto previamente creado.

Indicas el valor del impoconsumo por cada unidad de producto.

2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:

• En el módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

• Desde + Crear  – Clientes – Factura Venta / Ingresos.

• Ve a la opción de Ventas; luego, selecciona Crear factura . 

3. Diligencia los datos de encabezado:

• Tipo: selecciona el tipo de comprobante de factura electrónica que se utilizará.
• Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a emitir la factura electrónica.

Al definirlo, puedes hacer clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida. Si requieres modificar o adicionar información al perfil del cliente, selecciona la opción «Ver perfil» y el sistema te abrirá una ventana para que los puedas ingresar.

Importante: el sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación; si no cumple con esta condición, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.

Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.

• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si te aparece en blanco, es porque esta información no se completó cuando creaste tu cliente, por ende, lo puedes crear desde la opción + Crear nuevo .
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

• Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario, al momento de elaborar la factura digitar el número con el cual quedará guardada.

El enlace «Editar consecutivo», te permitirá utilizar un consecutivo que haya sido eliminado anteriormente o que no se haya utilizado, garantizando que la nueva factura mantenga una secuencia ordenada y evite vacíos en la numeración.

• Vendedor: aparece el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.

4. En el detalle, agregas el producto y/o servicio, haz clic en la casilla Impuestos sobre la Flecha  y el sistema te abrirá una ventana, donde seleccionas el impuesto al consumo.

• Si escoges impoconsumo por porcentaje, el sistema realizará el cálculo con la tarifa determinada y en los valores de totales lo podrás evidenciar. 

• Si utilizas impoconsumo por valor, el sistema tomará el valor que configuraste en la creación del producto y lo multiplicará por las cantidades vendidas.

5. Selecciona las formas de pago; el sistema despliega las que han sido previamente creadas y las cuales, en su configuración, estén marcadas como tipo: solo cartera o cartera / proveedor.

6. Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, haz clic en Guardar y enviar .

7. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar . 

8. Envía la factura al correo electrónico o WhatsApp del cliente, en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más ; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para». Después de confirmar la información de envío, haz clic en Enviar .

Importante:

• La opción para el envío por WhatsApp estará habilitada cuando configuras Siigo Pay. 
• En caso de no tener habilitada esta opción, solo tendrás disponible el envío mediante correo electrónico. 

Una vez enviado el correo pertinente, el sistema mostrará una pantalla para el envío mediante WhatsApp, en donde indicas el número de celular al cual quieres realizar el envío, guardarlo como número del cliente para futuros envíos y visualizar una previa del mensaje a enviarse. 

9. Si las facturas electrónicas de venta no han sido aprobadas por la DIAN o están guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento; el campo «Fecha» aparecerá como «Fecha y hora comprobante», sin incluir la firma del proveedor tecnológico. Además, en la parte inferior del documento se visualizará un mensaje indicando: «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

10. Una vez que la DIAN apruebe la factura, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

11. En la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra la factura electrónica, hasta que sea enviada por correo al cliente.

De esta manera lograrás elaborar facturas electrónicas con impuesto al consumo.