Facturación Electrónica

Visualizar estados de la factura electrónica te permite hacer seguimiento completo al ciclo del documento, desde el momento en que lo elaboras hasta su aprobación por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y el envío al cliente. A través de estos estados puedes identificar si la factura está guardada, en proceso de envío, en validación, aprobada o si presenta inconsistencias que requieren corrección.

Conocer y entender cada estado es clave para mantener el control de tu facturación electrónica, actuar a tiempo ante posibles errores, garantizar la correcta transmisión de la información y cumplir con la normatividad vigente, asegurando que tus documentos queden correctamente registrados y entregados.

A continuación, observarás una barra de estados, que te permite conocer en qué proceso se encuentra tu factura electrónica:

1. Aquí, el documento estará guardado y dentro de los rangos de fechas para envío a la DIAN.

2. Cuando la fecha de elaboración es distinta a la del día actual, se habilitará el siguiente mensaje.

Al hacer clic en Enviar a la DIAN , se visualizará una ventana de confirmación de envío, indicándote que la fecha se ajustará por la fecha actual para cumplir con la normativa.

3. Si la factura electrónica tiene como forma de pago «Crédito», el sistema te indicará que la fecha se ajustará por la fecha actual para cumplir con la normativa y que no se le modificarán las fechas de vencimiento.

Al presionar Aceptar y enviar , se modificará automáticamente la fecha de elaboración por la actual y se generará el envío a la DIAN.

Importante: este cambio de fecha de elaboración tendrá efecto en todos los movimientos relacionados, como la contabilización, cartera, saldos, reportes, entre otros.

4. Una vez se inicie el proceso de envío, te mostrará el estado “Enviando,” en el cual se notifica que se encuentra gestionando internamente la transmisión de estos datos a la DIAN.

Si durante la transmisión se presenta lentitud, el sistema te mostrará los siguientes mensajes:

• «Nuestro proveedor tecnológico está presentando inconvenientes en el envío de documentos a la DIAN, pero reintentaremos el envío automáticamente en 10 minutos». En este caso, como el documento se encuentra en cola, no podrás realizar acciones como enviar a la DIAN, editar, anular o borrar el documento.

• Si luego de pasados los 10 minutos, aún se presenta lentitud, se actualizará el mensaje indicando que el sistema reintentará el envío a la DIAN en unos minutos más.

5. Al dar clic en Enviar por mail , el programa te habilita la siguiente ventana:

Donde te indica que por medio de la plataforma se enviará la factura una vez esté aprobada por la DIAN, sin embargo, si lo requieres contarás con la opción de descargarla y enviarla desde tu correo y al finalizar el proceso, el sistema la enviará bajo los parámetros establecidos por la DIAN.

6. Una vez se obtenga la respuesta de este proceso, podrás tener el siguiente resultado:

En este caso, es necesario que esperes a que el servicio se restablezca y generes nuevamente el envío de la factura mediante Enviar a la DIAN .

• Cuando el inconveniente se origine por lentitud o caída en tu Siigo Nube o en la plataforma tecnológica, en la factura electrónica de venta se mostrará el estado «Fallas en el servicio».

El sistema te informará, que puedes intentar enviar tus documentos a la DIAN desde Enviar a la DIAN o desde el reporte de impresión y envío masivo de comprobantes.

Importante: si requieres entregar el documento a tu cliente de forma inmediata, puedes hacerlo en modo de contingencia.

• El estado «Inconsistencias en el envío», se presenta en el caso de que el documento contenga errores. 

Será necesario dar clic en «Ver inconsistencias», se abrirá el panel lateral de inconsistencias del documento, donde te indicará el motivo de rechazo, los ajustes necesarios para corregir el error y volver a enviar el documento de forma individual o masiva a la DIAN.

7. En este estado se marcará el proceso como “Procesando DIAN”, donde la DIAN validará los datos del documento emitido.

Importante: si después de un tiempo no es aprobada la factura, podrás dar clic en el enlace «Actualizar estado de documento electrónico».

Y el sistema actualizará el estado según el que se encuentre en la plataforma tecnológica.

• Si durante este paso, la DIAN presenta lentitud, el sistema te indicará lo que sucede actualmente con la factura y que es necesario esperar un momento mientras la DIAN retorna una respuesta, de este modo podrás emitir más documentos y esta factura quedará en cola de envío hasta que la DIAN restablezca su servicio de forma correcta.

• También se puede presentar el estado «Fallas en el servicio», cuando la plataforma tecnológica envía el documento a la DIAN y fallan los reintentos de envío o si se presentan inconsistencias en el proceso y no logra entregar el documento a la DIAN.

El sistema te informará, que puedes intentar enviar tus documentos a la DIAN desde Enviar a la DIAN o desde el reporte de impresión y envío masivo de comprobantes.

Importante: si requieres entregar el documento a tu cliente de forma inmediata, puedes hacerlo en modo de contingencia.

• El estado «Inconsistencias en el envío», se presenta en el caso de que el documento contenga errores. 

Será necesario dar clic en «Ver inconsistencias», se abrirá el panel lateral de inconsistencias del documento, donde te indicará el motivo de rechazo y los ajustes necesarios para corregir el error y volver a enviar el documento de forma individual o masiva a la DIAN.

• Al obtener como respuesta que el comprobante presenta alguna inconsistencia de envío, visualizarás el estado «Rechazado» y podrás dar clic en el hipervínculo “Ver inconsistencias”, el cual te llevará a conocer qué inconsistencias presenta la factura.

8. Una vez lo corrijas, vuelves a enviar el documento para que este sea aprobado, se mostrará como aprobado por la DIAN y estará lista para que envíes la factura electrónica al cliente.

9. Cuando la factura es aprobada, se genera el envío al correo electrónico del cliente con los archivos adjuntos .ZIP y en PDF, en este caso tenemos dos tipos de mensaje:

• Envío fallido: te indica que no pudo ser enviada la factura y que es necesario revisar el historial de envíos para conocer el detalle. Adicional, allí mismo contarás con la opción de enviarla nuevamente.

• Envío exitoso: si el envío del correo fue exitoso se marcará este estado y aquí terminarás el proceso.

¡Listo! Con este proceso podrás visualizar los estados de la factura electrónica.