Crear un nuevo contrato a un empleado que ya existe en nómina electrónica es el proceso que te permite registrar una nueva relación laboral para un trabajador que ya se encuentra creado en el sistema, manteniendo su historial laboral organizado y actualizado. Este procedimiento es clave cuando cambian las condiciones pactadas, se inicia un nuevo vínculo o se requiere liquidar la nómina con base en un contrato diferente, asegurando que los cálculos de salario, aportes a seguridad social y parafiscales se realicen de forma correcta desde el primer período.
A continuación, realiza los siguientes pasos:
1. Ingresa al módulo Nómina y selecciona la pestaña Empleados.
Importante: si el menú que visualizas es diferente al de esta guía, consulta la guía de creación del nuevo contrato a un empleado que ya existe en nómina electrónica desde solo nómina.
2. Busca al empleado por su nombre, número de identificación o número de contrato, o selecciónalo directamente de la lista.
- Ubica el empleado, encontrarás el botón Editar
, haz clic en la flecha y selecciona la opción Crear nuevo contrato.
- Selecciona el nombre y en los datos del empleado, presiona el botón Crear contrato
.
3. Completa los siguientes datos del contrato:
Información laboral
- Tipo de contrato: define si el contrato es fijo, indefinido, obra o labor, aprendiz del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) en etapa de entrenamiento o en etapa productiva.
Importante:
- Al crear un contrato de aprendiz SENA en etapa de entrenamiento, el sistema sugerirá el tipo de cotizante «aprendiz SENA en etapa productiva», y el subtipo de cotizante «sin subtipo». Además, solicitará el fondo de salud, la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), la clase de riesgo, código de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) y código de riesgo.
- Para el aprendiz SENA en etapa productiva, el sistema asigna por defecto el tipo de cotizante «dependiente – contrato laboral» y el subtipo de cotizante «sin subtipo». Además, se requerirá diligenciar obligatoriamente los campos de fondo de salud, pensiones, ARL, la clase de riesgo, código CIIU, código de riesgo, caja de compensación y fondo de cesantías.
- Sueldo: ingresa el salario base del empleado; en el caso de ser salario integral, marca la casilla para que el sistema realice los cálculos correspondientes.
Datos de contrato
- Número de contrato: asigna un código único que identifique el contrato. Se recomienda que sea el mismo número de cédula del empleado.
- Cargo: puedes buscar alguno de los cargos que el sistema tiene previamente configurados o crear nuevos si lo requieres.
- Grupo de nómina: define si el empleado pertenece al grupo de administración, ventas o producción. Ten en cuenta que estos grupos afectan contablemente la liquidación de dicho empleado, lo cual puedes validar en la configuración de la nómina donde también se pueden crear nuevos grupos.
- Centro de costo: elige un centro de costo para el contrato. Este campo es opcional.
Datos para aportes de seguridad social y parafiscales
Selecciona el tipo y subtipo de cotizante, los fondos de salud, pensión, ARL, caja de compensación y cesantías; además, define los porcentajes de aportes a salud y pensión, la clase de riesgo laboral, el código CIIU de la actividad económica de la empresa, de acuerdo con lo establecido por la ARL y el código suministrado por tu ARL.
Importante: la Resolución 2012 de 2022 establece los códigos de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales. Estos corresponden a un listado de códigos numéricos definidos por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. Cada código está conformado por 7 dígitos, distribuidos de la siguiente manera:
¿Deseas activar deducciones de retención en la fuente (valores mensuales)?
Define si deseas activar las deducciones de retención en la fuente, marcando la casilla Si o No.
Si eliges la casilla “Si”, puedes activar las opciones que apliquen y agregar el monto correspondiente para que se tenga en cuenta en la elaboración de la nómina.
4. Una vez ingreses los datos requeridos, selecciona Guardar y finalizar 
.
Importante:
- El sistema traerá automáticamente los datos del contrato anterior, sin embargo, es posible modificarlos.
- Las fechas de inicio y fin del contrato no deben coincidir con los períodos de otros contratos ya registrados para el empleado en el sistema. En caso contrario, el sistema no permitirá guardar el contrato.
¡Ya estás listo para ponerlo en práctica!
14 comentarios en “Crear nuevo contrato a empleado que ya existe en Nómina electrónica”
Hola se debe dar finalizacion a los contratos o no es necesario ?
Hola, Daniela. Si los contratos son a término fijo, es necesario que ingreses la fecha de finalización.
No encuentro la ruta para crear un contrato a un tercero que ya existe, cuan lo intento hacer sale una alerta de que la identificación ya esta asignado a otro empleado
Hola Alex, verifica en el empleado, cuando lo llamas, en la parte derecha te muestra la opción de editar y si bajas te muestra crear un nuevo contrato, es decir que debe llamar el tercero que ya existe para crearle el nuevo contrato, no debes crear nuevamente el empleado.
tengo un empleado tiempo parcial y no me da la opción de crear ese contrato
Buen día Liseth, en Siigo solo es posible generar las nóminas quincenales o mensuales.
y por que no lo han hacen posible?
Hola Alex, si el empleado tiene un contrato activo, no se crea uno nuevo, primero es necesario terminar el anterior para comenzar uno nuevo.
Hola, tengo una inquietud, si se realiza aumento de salario se debe crear un nuevo contrato? o simplemente se edita el sueldo?
Buen día Paula, para realizar el aumento de salario puedes modificar el contrato del empleado.
Buen día, cuando un tercero que no es empleado pasa a ser contratado laboralmente y entra en la nomina. ¿De que forma vinculo la información de ese tercero pasando de proveedor a empleado? esto para no registrar en el sistema otro sujeto con la misma información personal
Hola Mario, cuando creas al empleado, el sistema te pide los datos, como ya esta creado te lo trae y automáticamente le cambia el tipo de terceros a empleado.
BUENAS Y CUANDO YA SE HIZO ESE PROCESO PERO EL SISTEMA NO ME TOMA EL NUEVO CONTRATO PARA NUEVA NOMINA QUE SE HACE??????
PORQUE TENGO ESE CASO ESTOY REALIZANDO LA NOMINA Y NO ME SALE ESE EMPELADO YA EXISTENTE CON EL NUEVO CONTRATO
Hola Monica, verifica por favor que el contrato anterior ya tiene fecha de finalización del contrato y motivo de retiro y el nuevo contrato desde que fecha inicia. Confirma que la fecha corresponda al período en el que lo vas a liquidar.