En esta guía podrás resolver las dudas más frecuentes sobre los cambios en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
A continuación, encontrarás las preguntas:
1. ¿Cuáles son los soportes normativos que tiene la PILA?
Respuesta: los principales soportes normativos son:
- Resolución 2012 de 2022: es un documento expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social, mediante el cual se introducen cambios en la PILA.
- Decreto 1607 del 2002: estableció la tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales.
- Decreto 768 de 2022: actualiza la tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales.
2. ¿Cuáles son los cambios más importantes que se han generado a través de la Resolución 2012 del 2022?
Respuesta: las modificaciones más importantes son las siguientes:
- Modificación en la forma de reportar la novedad de retiro y novedad de ausentismo en el mismo período.
- Nuevas validaciones de la información de los aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) en etapa lectiva y productiva.
- Nuevas validaciones de la información para los empleados reportados como no obligados a cotizar pensión por edad (subtipo de cotizante 03) y con requisitos cumplidos para pensión (subtipo de cotizante 04).
- Adición de nuevo campo para reportar la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales.
3. ¿Qué son novedades de ausentismo?
Respuesta: las novedades de ausentismos son aquellas en las cuales no se realiza aporte de riesgos laborales porque el empleado no presta su labor a la entidad en ese período. Estas son:
- Licencias no remuneradas o suspensión temporal del contrato.
- Incapacidad por enfermedad general.
- Incapacidad por riesgo laboral.
- Licencia de maternidad o paternidad.
- Vacaciones.
- Licencia remunerada.
4. ¿Qué cambia en la forma de reportar la novedad de retiro y novedad de ausentismo en el mismo período?
Respuesta: cuando un empleado tiene una novedad de retiro y una o varias de ausentismo en el mismo período, no pueden tener la misma fecha. Por ejemplo, no puede existir un empleado que tenga vacaciones del 15/11/2022 al 30/11/2022 y una novedad de retiro el 30/11/2022.
Lo anterior porque según la normativa vigente, el Ingreso Base de Cotización (IBC) puede ser diferente.
5. ¿Desde cuándo aplica el cambio en el reporte de las novedades de retiro y ausentismo en el mismo período?
Respuesta: aplica para los pagos de aportes de nómina correspondientes a noviembre de 2022 en adelante, los cuales se realizan a partir de diciembre de 2022.
6. ¿Cómo se puede reportar cuando existe novedad de ausentismo durante 30 días y novedad de retiro en el último día del período?
Respuesta: en ese caso se debe reportar el pago de un día laborado, ejemplo, se registran 29 días como novedad de ausentismo y un día de trabajo, para que de esta manera la novedad de retiro se relacione en una línea aparte en la PILA.
7. ¿En qué consiste el cambio en el reporte de los aprendices SENA en etapa lectiva y productiva?
Respuesta: los operadores PILA con respecto a una base de datos, realizarán una nueva validación de los datos de los empleados reportados como aprendices SENA.
8. ¿Desde cuándo aplica el cambio en el reporte de los aprendices SENA en etapa lectiva y productiva?
Respuesta: aplica para los pagos de aportes de nómina correspondientes a noviembre de 2022 en adelante, los cuales se realizan a partir de diciembre de 2022.
A partir de esta fecha, los aprendices en etapa lectiva (tipo de cotizante 12) o en etapa productiva (tipo de cotizante 19) deberán estar registrados en la base de datos del SENA para poder ser reportados en la PILA.
9. ¿Es necesario realizar algún cambio en Siigo para reportar correctamente los aprendices SENA en etapa lectiva y productiva?
Respuesta: en Siigo no se realizará ningún cambio, solo es necesario completar los datos de forma correcta en la creación del contrato de los empleados.
10. ¿Con quién puedo solucionar algún problema con la validación de los aprendices SENA?
Respuesta: en caso de que algún aprendiz no aparezca en la base de datos, será necesario comunicarse directamente con el SENA, que es la entidad encargada de gestionar dicha información.
11. ¿En qué consiste el cambio en el reporte de los empleados no obligados a cotizar pensión por edad y no obligados a cotizar pensión por tener los requisitos cumplidos?
Respuesta: los operadores PILA, con respecto a una base de datos, realizarán una nueva validación de los datos de los empleados reportados como no obligados a cotizar pensión por edad y con requisitos cumplidos para pensión.
12. ¿Desde cuándo aplica el cambio en el reporte de los empleados no obligados a cotizar pensión por edad y con requisitos cumplidos para pensión?
Respuesta: aplica para los pagos de aportes de nómina correspondientes a noviembre de 2022 en adelante, los cuales se realizan a partir de diciembre de 2022.
13. ¿Es necesario realizar algún cambio en Siigo para reportar correctamente los empleados no obligados a cotizar pensión por edad y con requisitos cumplidos para pensión?
Respuesta: en Siigo no se realizará ningún cambio, solo es necesario completar los datos de forma correcta en la creación del contrato de los empleados.
14. ¿Con quién puedo solucionar algún problema con la validación de los empleados no obligados a cotizar pensión por edad y con requisitos cumplidos para pensión?
Respuesta: en caso de que algún empleado no aparezca en dicha base de datos, será necesario comunicarse directamente con la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) que es la entidad encargada de gestionar dicha información.
Importante: recuerda realizar tu liquidación de nómina y pago de PILA en las fechas establecidas, para que coincidan con las bases de datos generadas por las entidades SENA y UGPP y no presenten errores en su validación.
15. ¿En qué consiste la adición de nuevo campo para reportar la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales?
Respuesta: en la estructura de la PILA se agregará un nuevo campo en el cual será necesario relacionar la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales.
Este campo será diligenciado por un código de 7 dígitos:
16. ¿Para qué aportantes aplicará el cambio en el reporte de la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales?
Respuesta: este cambio será obligatorio en el reporte de:
- Dependientes.
- Servicio doméstico.
- Independiente con contrato por prestación de servicios.
- Todos los otros cotizantes en la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
Se exceptúan los afiliados voluntariamente al Sistema General de Riesgos Laborales.
17. ¿Dónde se encuentran los códigos de las actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales?
Respuesta: estos códigos los encuentras en el Decreto 1607 de 2002 y en el Decreto 768 de 2022.
18. ¿Es necesario realizar algún cambio para el reporte correcto de la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales?
Respuesta: sí, en Siigo se habilitarán nuevos campos en el contrato del empleado, donde relacionarás el código de clasificación de la ARL.
19. ¿Desde cuándo aplica el reporte del nuevo campo de la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales?
Respuesta: esto aplicará desde el reporte de los aportes de la nómina del período de noviembre de 2022, que se pagan a partir de diciembre de 2022. Para este período se tendrán en cuenta los códigos establecidos por el Decreto 1607 de 2002.
Y en el mes de enero, cuando se reporte el pago de aportes de la nómina del período de diciembre de 2022, será necesario relacionar esta información con los códigos establecidos en el Decreto 768 de 2022.
20. ¿El código de actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales tiene que corresponder únicamente al código de la actividad económica de la empresa?
Respuesta: las empresas con más de un centro de trabajo podrán tener diferentes clases de riesgo para cada uno de ellos por separado, siempre que exista una diferenciación clara en la actividad que desarrolle, en las instalaciones locativas y en la exposición a peligros, conforme con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo.
La definición de cada centro de trabajo se realiza ante la ARL y es responsabilidad directa de cada usuario.
Ahora ya conoces las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre los cambios en PILA de tu Nómina Pro/Plus.
