Nómina Electrónica

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es un paso clave para cumplir correctamente con las obligaciones de seguridad social y parafiscales de la empresa. Entender su generación y liquidación te permite asegurar que los valores calculados en la nómina coincidan con lo que realmente se reporta y paga a las entidades correspondientes, evitando diferencias o reprocesos.

Este proceso se realiza una vez la nómina del período ha sido correctamente liquidada y contabilizada, y resulta especialmente importante cuando existen particularidades como nómina quincenal, cambios de salario o finalización de contratos.

A continuación, te enseñaremos algunos tips a tener en cuenta para la generación y liquidación de la PILA:

Importante: si el menú que visualizas a continuación es diferente a esta guía, consulta el siguiente enlace.

1. Ingresa por la opción Nómina en el menú izquierdo del programa y verifica que la nómina o liquidación de contrato correspondiente a dicho período, se encuentre en estado «Pagada» o «Contabilizada» y no en «Proceso».

2. Si la empresa definió en la configuración de nómina el beneficio de exoneración de salud y parafiscales, recuerda que no se realizará el cálculo de los aportes correspondientes a salud, Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) que está a cargo de la empresa para los empleados que devenguen un Ingreso Base de Cotización (IBC) inferior a 10 Salarios Mínimos Legales Vigentes (SMLV).

3. Para el manejo de la nómina quincenal es importante que las nóminas tengan una trazabilidad, porque al generar la segunda quincena se realizarán los cálculos de la seguridad social.

Al momento de realizar la primera quincena es necesario que quede «Contabilizada», para que al crear la nómina de la segunda quincena tome los pagos y deducciones correctamente relacionados con los cálculos de la seguridad social y parafiscales.

Importante: en caso de que la segunda quincena se haya creado antes de haber contabilizado la primera, es necesario editarla y ejecutar Recalcular  para que el sistema recalcule los valores y se ejecuten todos los cálculos correctamente.

4. Es importante no realizar cambios en la configuración de los conceptos de nómina, pues es aquí donde determinas cuáles conceptos se tomarán como base para hacer el cálculo de la seguridad social y parafiscales. De acuerdo con esto, al momento de generar la liquidación tanto de nómina como de la planilla se mantendrá la misma configuración, para que no se presenten diferencias.

5. Si en el período de nómina la empresa finalizó el contrato de un empleado y creó uno nuevo, dando como resultado dos contratos en el mismo mes, o si se le generó un cambio de sueldo a un empleado dentro del mismo contrato, es necesario que realices la liquidación de la nómina y de la planilla bajo la misma información.

6. Cuando contabilices la planilla, el sistema genera los comprobantes contables de PILA, donde registra los valores de seguridad social y parafiscales a una cuenta por pagar.

Para el caso del aporte voluntario de pensión, como ingresas esta novedad al momento de realizar la nómina, no se verá reflejado en la contabilización de la PILA.

7. En la liquidación de la PILA podrás acceder al informe comparativo de valores, al dar clic en Ver detalle .

8. Donde el programa te abrirá una tabla, mostrándote el comparativo de los valores entre la PILA y nómina por cada concepto que conforme tu planilla, como salud, pensión, parafiscales, Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y si se presentan diferencias.

Importante: recuerda que en la nómina los aportes de seguridad social y parafiscales calculados no se redondean, sin embargo, si lo realizas desde la planilla sí se van a redondear los valores.

De esta manera lograrás identificar las diferencias en los valores de la PILA en Nómina Electrónica Pro.