Nómina Electrónica

¿Qué es la nómina electrónica?

Es el documento que soporta los valores relacionados con el salario, deducciones para las obligaciones fiscales y seguridad social de tus empleados; además, estos pagos que realizas pueden ser aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar y pagar renta e IVA. El documento digitalizado se llama “Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica” que será enviado por cada uno de los empleados que tengas. 

¿Qué es el CUNE?

El CUNE se denomina como el código único de nómina electrónica y es un valor alfanumérico obtenido con el fin de identificar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajustes respectivas.

¿Quiénes están obligados a emitir los documentos de nómina electrónica?

Están obligados a transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, aquellos contribuyentes que efectúen pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria y pagos de pensión a cargo del empleador, en donde se requieran soportar costos o deducciones con afectación directa al impuesto sobre la renta.

¿Qué es habilitación en nómina electrónica?

La habilitación es el primer paso que realizas para el manejo de la nómina electrónica, este te permitirá elegir a Siigo como tu proveedor tecnológico frente a la DIAN. Mira como hacerlo aquí.

¿Cómo implementar nómina electrónica?

La implementación de la nómina electrónica corresponde a aquellos pasos que realizas dentro de tu plataforma Siigo.

Nómina Electrónica Lite:

Creación de tus empleados, creación de contratos y conceptos de nómina. 

Nómina Electrónica Plus:

Creación de tus empleados, creación de contratos y conceptos de nómina. 

Nómina Electrónica Pro:

Creación de tus empleados, creación de contratos y conceptos de nómina. 

¿Qué es transmisión de nómina electrónica?

Este proceso corresponde al envío de cada uno de los documentos soporte de pago que se generan al elaborar la nómina electrónica desde Siigo a la DIAN. 

¿Qué requisitos se necesitan para emitir nómina electrónica?

Conforme a lo reglamentado en la resolución 000013 de 2021 expedida por la DIAN, es necesario que el documento soporte de pago de nómina electrónica contenga como mínimo la siguiente información:

¿El período de pago de mis empleados puede seguir siendo quincenal o mensual?

Puedes generar tu nómina en el mismo período que la realizas actualmente, sea quincenal o mensual, sin embargo, el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera en una periodicidad mensual y se tendrá un plazo de presentación dentro del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono. En caso de manejar tu nómina quincenal, tomas los dos valores en la segunda quincena y posteriormente los envías a la DIAN.

¿La nómina electrónica se envía quincenal o mensual?

Puedes generar tu nómina en el mismo período que la realizas actualmente, sea quincenal o mensual, pero el documento soporte de pago de nómina electrónica se envía mensualmente y se tendrá como plazo de presentación los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período de nómina reportado. En caso de manejar la nómina quincenal, el sistema unifica el valor de las dos quincenas para posteriormente enviarse a la DIAN.

¿Siigo me permite enviar mis documentos electrónicos de nómina a la DIAN?

Si, desde Siigo puedes emitir tus documentos de nómina electrónica a la DIAN.

¿Puedo usar el certificado digital que ya tengo en la nómina electrónica?

Si, el mismo certificado digital te sirve para emitir los documentos soporte de nómina electrónica, bien sea, tu certificado digital propio con Andes o el préstamo que te da Siigo por facturación electrónica.  

¿La nómina electrónica se emite con un proveedor tecnológico o se puede con software gratuito de la DIAN?

Conforme a lo reglamentado en la resolución 000013 de 2021 expedida por la DIAN, uno de los requisitos es tener un software y proveedor tecnológico para emitir nómina electrónica.

¿Si ya tengo nómina con Siigo, debo pagar adicional por la nómina electrónica?

¿Cuál es la diferencia entre el proceso de habilitación, implementación y transmisión de documento?

• Habilitación corresponde al proceso que realizas directamente en la página de la DIAN, para seleccionar Siigo como tu proveedor de nómina electrónica.
• Implementación es el proceso que realizas dentro de tu Siigo para definir todos los parámetros que necesitas en la elaboración de la nómina electrónica, como: creación de tus empleados, contratos y conceptos de nómina.
• Trasmisión corresponde al envío de nómina electrónica desde Siigo a la DIAN.

¿Cómo se reportan las prestaciones sociales a la DIAN?

Actualmente existen dos posturas, ambas conforme a Ley:

La Resolución DIAN No. 000013 de 2021, indica que el reporte de este concepto deberá efectuarse ateniendo al concepto de pago o abono en cuenta, lo que suceda primero. Por otra parte, el Concepto jurídico No 100202208-08, informa que las cesantías acumuladas por cada trabajador a 31 de diciembre y sus intereses de cesantías correspondientes se deben reportar en el documento soporte de pago del período de diciembre. Siigo te dará facilidad de que las reportes en el período deseado según tu preferencia.

¿Si he enviado la nómina electrónica con otro proveedor, me sirve la misma habilitación con Siigo o se debe hacer de nuevo?

Aunque te encuentres habilitado ante la DIAN para el envío de nómina electrónica, al tratarse de un proveedor tecnológico diferente a Siigo, es necesario realizar el proceso en nuestra plataforma, especificando ante la DIAN que de ahora en adelante Siigo sería tu proveedor de nómina electrónica.

¿La habilitación con facturación electrónica me sirve para nómina?

No, el proceso de habilitación y de la nómina son procesos diferentes; esto se debe a que no siempre tú mismo proveedor de facturación electrónica es el de nómina. La misma DIAN ha estipulado procesos de habilitación diferentes, también al tratarse de documentos electrónicos distintos.

¿Cómo funciona el contrato obra o labor? ¿Tiene fecha fin?

El contrato por obra o labor es un contrato laboral, que te permite vincular a una persona para que realice una actividad determinada, sin pactar un plazo o término de duración. Sin embargo, en nuestra plataforma de nómina, es necesario indicar una fecha de finalización estimada de la obra o labor. Esta fecha puede modificarse en cualquier momento y confirmar la fecha en que el contrato culmine realmente.

Manejo contrato por obra o labor en Nómina Pro/Plus.

Manejo contrato por obra o labor en Nómina Lite.

¿Hay sanciones al enviar la nómina posterior a los días hábiles?

De manera general, los contribuyentes que no cumplan con la obligación de generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica o que lo realice con errores o de forma extemporánea, se exponen a ser sancionados con las disposiciones legales que se encuentran en el Artículo 651 del Estatuto Tributario.

Los siguientes son los casos que se relacionan con la nómina electrónica y por los que tu empresa puede acarrear multas. Esta multa no puede superar las 15.000 UVT y se fijarán en el caso que se presenten los siguientes criterios.

Puedes tener una multa del 5% de la suma de tu nómina electrónica si no suministras la información exigida.

Si suministras información errónea y no la corriges dentro de los plazos la multa que debes pagar es del 4% de la suma total de tu nómina electrónica.

También puedes tener una multa del 3% de la suma total de tu nómina electrónica, si suministras tu información de forma extemporánea.

Sin embargo, actualmente no hay casos presentados en relación a estas sanciones, más que el no poder tomar como descontable como costos para el año gravable la información de esos pagos de nómina que no se reportaron.

¿Hay sanciones por no reportar las nóminas de fechas anteriores o es obligatorio enviar las nóminas de fechas anteriores?

Los contribuyentes que no cumplan con la obligación de generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica o que lo realice con errores o de forma extemporánea, se exponen a ser sancionados con las disposiciones legales que se encuentran en el Artículo 651 del Estatuto Tributario.

Puedes tener una multa del 5% de la suma de tu nómina electrónica, si no suministras la información exigida.

Sin embargo, actualmente no hay casos presentados en relación a estas sanciones, más que el no poder tomar como descontable como costos para el año gravable la información de esos pagos de nómina que no se reportaron, por lo tanto, lo ideal es realizar el envío de esas nóminas generadas en fechas anteriores a la actual.

¿Las dotaciones se deben reportar a la DIAN?

Todo aquello que el empleador entregue a su empleado o trabajador debe ser reportado en el documento de nómina electrónica; las prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar. Lo anterior de acuerdo al oficio Nº 1046 [906441] del 22-08-2022 – DIAN.

¿Las notas de ajuste tienen fecha límite de envió?

Puedes aplicar una nota de ajuste a cualquier documento soporte de nómina aprobado, sin restricción de fecha.

¿Se pueden crear las nóminas anteriores para alimentar la información contable?

Así es. Se pueden elaborar nóminas de períodos y/o años anteriores para el registro contable en la plataforma. Ten en cuenta que si las nóminas que se están elaborando de períodos anteriores, ya se reportaron a la DIAN con otro proveedor tecnológico, no se deben volver a reportar.

No he recibido mi usuario ¿Qué hago?

1. Como primer paso puedes ingresar a la DIAN y seleccionar Siigo como tu proveedor de nómina electrónica ¿Cómo lo haces?.

2. Luego te invitamos a inscribirte en nuestros webinars, para que estés capacitado y puedas hacer la activación sin ningún contra tiempo.

3. Posteriormente, te enviaremos el usuario y contraseña.