Nómina Electrónica

Crear los contratos de los empleados en el sistema es fundamental para garantizar una gestión laboral organizada, transparente y conforme a la normativa vigente. Esta funcionalidad permite registrar las condiciones pactadas con cada trabajador, facilitando la liquidación de la nómina, el cálculo de aportes a seguridad social y el cumplimiento de obligaciones legales.

Para crear los contratos, realiza los siguientes pasos:

1. Crea los empleados de tu empresa.

Importante: si el menú que visualizas es diferente a esta guía, consulta la creación de contratos en nómina electrónica Pro/Plus desde el menú anterior.

2. Ingresa al módulo Nómina y selecciona la pestaña Empleados.

3. Realiza la búsqueda del empleado, desde la casilla «Buscar» donde digitas el nombre, el número de identificación o de contrato, o directamente desde la lista.

• Ubica el empleado, encontrarás el botón Editar , haz clic en la flecha y selecciona la opción Crear nuevo contrato.

• Selecciona el nombre y en los datos del empleado, presiona el botón Crear contrato .

4. El sistema te va a permitir completar los siguientes datos del contrato:

Información laboral:

• Tipo de contrato: define si el contrato es fijo, indefinido, obra o labor, aprendiz SENA en etapa de entrenamiento o en etapa productiva.

Importante:

– Al crear un contrato de aprendiz SENA en etapa de entrenamiento, el sistema sugerirá el tipo de cotizante «aprendiz SENA en etapa productiva», y el subtipo de cotizante «sin subtipo». Además, solicitará el fondo de salud, ARL, la clase de riesgo, código CIUU y código.

– Para aprendiz SENA en etapa productiva, el sistema asigna por defecto el tipo de cotizante «dependiente – contrato laboral» y el subtipo de cotizante «sin subtipo». Además, se requerirá diligenciar obligatoriamente los campos de fondo de salud, pensiones, ARL, la clase de riesgo, código CIUU, código, caja de compensación y fondo de cesantías.

• Sueldo: ingresa el salario base del empleado; en el caso de ser salario integral, marcas la casilla para que el sistema haga los cálculos correspondientes.

Datos de contrato:

• Número de contrato: asigna un código único que identifique el contrato, se recomienda que sea la misma cédula del empleado. 
• Cargo: podrás buscar alguno de los cargos que el sistema tiene previamente configurados o crear nuevos si lo requieres.
• Grupo de nómina: define si el empleado pertenece al grupo de administración, ventas o producción. Ten en cuenta que estos grupos afectan contablemente la liquidación de dicho empleado, lo cual puedes validar en la configuración de la nómina donde también se pueden crear nuevos grupos.
• Centro de costo: elige un centro de costo para el contrato, este campo es opcional.

Datos para aportes de seguridad social y parafiscales:

• Selecciona el tipo y subtipo de cotizante, los fondos de salud, pensión, ARL, caja de compensación, cesantías y define los porcentajes de salud, pensión, la clase de riesgos laborales y el código de la actividad económica para la ARL. 

¿Deseas activar deducciones de retención en la fuente (valores mensuales)?

• Define si deseas activar las deducciones de retención en la fuente, marcando la casilla Si o No.
  
  Si eliges la casilla “Si”, podrás activar las opciones que apliquen y agregar el monto en valores para que se tenga en cuenta en la elaboración de la nómina.

5. Una vez ingreses los datos requeridos, selecciona Guardar y finalizar .

Importante:

• En caso de no completar todos los campos obligatorios, el sistema te mostrará la siguiente pantalla, donde te indica que la información no fue guardada. Haz clic en el botón Aceptar y completa los datos faltantes.

• Cuando no puedas guardar los cambios, porque el número de contrato ya ha sido asignado a otro empleado, se habilitará este mensaje informativo.

6. Luego de terminar este proceso, realiza la liquidación de la nómina dependiendo del paquete que manejes:

• Creación, liquidación y contabilización o pago de la nómina electrónica Plus.
• Creación, liquidación y contabilización o pago de la nómina electrónica Pro.

Esperamos que esta guía haya sido de utilidad… ¡Estamos aquí para lo que necesites!