Nómina Electrónica

Crear los contratos en nómina electrónica Pro / Plus es el primer paso para llevar un control adecuado de la información laboral de tus empleados. Esta herramienta te permite registrar las condiciones de cada contrato de forma organizada, facilitar la liquidación de la nómina y cumplir con los procesos relacionados con seguridad social y las obligaciones laborales. Puedes realizar esta configuración cada vez que vincules un nuevo empleado o necesites actualizar la información contractual dentro del sistema.

Para crear los contratos, realiza los siguientes pasos:

1. Previamente, es importante crear los empleados de tu empresa.

Importante: si el menú que visualizas es diferente al de esta guía, consulta la guía de creación de contratos en nómina electrónica Pro / Plus.

2. Ingresa al módulo Nómina y selecciona la pestaña Empleados.

3. Busca al empleado por su nombre, número de identificación o número de contrato, o selecciónalo directamente de la lista.

• Ubica el empleado, encontrarás el botón Editar , haz clic en la flecha y selecciona la opción Crear nuevo contrato.

• Selecciona el nombre y en los datos del empleado, presiona el botón Crear contrato .

4. Completa los siguientes datos del contrato:

Información laboral

• Tipo de contrato: define si el contrato es fijo, indefinido, obra o labor, aprendiz del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) en etapa de entrenamiento o en etapa productiva.

Importante:

• Al crear un contrato de aprendiz SENA en etapa de entrenamiento, el sistema sugerirá el tipo de cotizante «aprendiz SENA en etapa productiva», y el subtipo de cotizante «sin subtipo». Además, solicitará el fondo de salud, la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), la clase de riesgo, código de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) y código de riesgo.

• Para el aprendiz SENA en etapa productiva, el sistema asigna por defecto el tipo de cotizante «dependiente – contrato laboral» y el subtipo de cotizante «sin subtipo». Además, se requerirá diligenciar obligatoriamente los campos de fondo de salud, pensiones, ARL, la clase de riesgo, código CIIU, código de riesgo, caja de compensación y fondo de cesantías.

• Sueldo: ingresa el salario base del empleado; en el caso de ser salario integral, marca la casilla para que el sistema realice los cálculos correspondientes.

Datos de contrato

• Número de contrato: asigna un código único que identifique el contrato. Se recomienda que sea el mismo número de cédula del empleado.
• Cargo: podrás buscar alguno de los cargos que el sistema tiene previamente configurados o crear nuevos si lo requieres.
• Grupo de nómina: define si el empleado pertenece al grupo de administración, ventas o producción. Ten en cuenta que estos grupos afectan contablemente la liquidación de dicho empleado, lo cual puedes validar en la configuración de la nómina donde también se pueden crear nuevos grupos.
• Centro de costo: elige un centro de costo para el contrato. Este campo es opcional.

Datos para aportes de seguridad social y parafiscales

Selecciona el tipo y subtipo de cotizante, los fondos de salud, pensión, ARL, caja de compensación y cesantías; además, define los porcentajes de aportes a salud y pensión, la clase de riesgo laboral, el código CIIU de la actividad económica de la empresa, de acuerdo con lo establecido por la ARL y el código suministrado por tu ARL.

Importante: la Resolución 2012 de 2022 establece los códigos de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales. Estos corresponden a un listado de códigos numéricos definidos por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. Cada código está conformado por 7 dígitos, distribuidos de la siguiente manera:

¿Deseas activar deducciones de retención en la fuente (valores mensuales)?

Define si deseas activar las deducciones de retención en la fuente, marcando la casilla Si o No.

Si eliges la casilla “Si”, podrás activar las opciones que apliquen y agregar el monto correspondiente para que se tenga en cuenta en la elaboración de la nómina.

5. Una vez ingreses los datos requeridos, selecciona Guardar y finalizar .

Importante:

• En caso de no completar todos los campos obligatorios, el sistema te mostrará la siguiente pantalla, donde te indica que la información no fue guardada. Haz clic en el botón Aceptar y completa los datos faltantes.

• Cuando no puedas guardar los cambios porque el número de contrato ya ha sido asignado a otro empleado, se habilitará este mensaje informativo.

6. Luego de terminar este proceso, realiza la liquidación de la nómina.

Esperamos que esta guía te haya sido de utilidad. ¡Estamos aquí para lo que necesites!