Facturación Electrónica

Definir el perfil de la empresa para facturación electrónica es el primer proceso que se debe realizar donde se registran los datos básicos, tributarios y legales de la empresa, los cuales deben coincidir con la información registrada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este paso se ejecuta al iniciar la habilitación de la facturación electrónica y permite continuar correctamente con las siguientes configuraciones del proceso.

Para definir el perfil de la empresa, sigue estos pasos: 

1. Dirígete al módulo Inicio y te ubicas en la pestaña Habilitaciones electrónicas.

2. En esta pantalla, encontrarás las siguientes opciones:

• Inscribirte en el entrenamiento online: selecciona el tipo de documento del cual deseas realizar el entrenamiento online de habilitación electrónica, haz clic en Ir a la inscripción  y completa el formulario.
• Ver cómo obtenerlo: elige el tipo de documento para el cual deseas consultar el proceso del set de pruebas de habilitación electrónica y presiona el botón Ir al tutorial .
• Botón ¿Necesitas ayuda?: si seleccionas esta opción en la sección Facturación electrónica en Siigo Nube te mostrará el paso a paso detallado para la habilitación.

3. En la sección Facturación electrónica en Siigo Nube, haz clic en el botón Configurar .

4. El sistema despliega la ventana de habilitación de facturación electrónica, donde encuentras en paso 1 perfil de la empresa.

5. En esta pantalla se visualizan algunos datos de la empresa y será necesario completar la información faltante, a continuación, se describe cada una de las secciones:

Datos de acceso

• Correo acceso a Proveedor Tecnológico: confirma el correo electrónico que la empresa manejará para facturación electrónica y el cual permitirá el acceso a la plataforma tecnológica.

Importante: este correo es inmodificable, por lo cual, es necesario confirmar que sea una dirección de correo electrónico válida.

Información básica

• Tipo de razón social: aquí puedes seleccionar entre dos opciones:
  • Persona natural: si eres persona natural, diligencia los campos nombres y apellidos.
  • Empresa: para persona jurídica, digita la razón social.

    Importante: la razón social debe coincidir con la registrada en el Registro Único Tributario (RUT), para evitar rechazos de documentos electrónicos.

• Tipo de identificación: selecciona únicamente un tipo de identificación.
• Número de identificación tributaria: ingresa el número de identificación que corresponda. 
• DV: el dígito de verificación se calculará automáticamente al seleccionar el tipo de identificación.
• Confirmar Nro. identificación tributaria: se validará que coincida con el valor ingresado en el campo «Número de identificación».
• Autocompletar datos: si seleccionas el tipo de identificación, digitas los campos Número de identificación y Confirmar Nro. identificación y no estás habilitado electrónicamente en ningún producto, puedes hacer clic en el botón Autocompletar datos.

El sistema consulta y completa la razón social o nombres y apellidos y el correo electrónico que se encuentra registrado en la información de la DIAN. Si no se cumplen las condiciones, se mostrará el botón deshabilitado.

Importante:

• • Si el tercero no está registrado en la DIAN, es necesario ingresar los datos manualmente.

• • Si no se logra generar la consulta por indisponibilidad del servicio, se mantendrán los datos previamente registrados y mostrará una notificación.

• Razón social o Nombre / Apellidos: ingresa el nombre de la empresa o de la persona natural.

Importante: si el aprovisionamiento en cualquier producto ha sido completado, los campos (Correo de acceso a proveedor tecnológico, Tipo de razón social, Tipo de identificación, Nombre comercial, Número de identificación – DV, Confirmar Nro. Identificación – DV, Razón social o Nombres y Apellidos) se mostrarán bloqueados en modo solo lectura.

Además, te aparecerá una notificación indicando: Tu información básica ya se encuentra registrada, si deseas hacer algún ajuste puedes realizarlos desde configuraciones – perfil de la organización. Si lo requieres, haz clic en el enlace «Abrir perfil de tu organización».

• Correo electrónico, Dirección, Ciudad, Número de teléfono de la empresa.
• Nombre comercial: digita el nombre con el que se reconoce la empresa a nivel comercial. Por defecto, el sistema trae el mismo nombre de la empresa con el cual se creó en Siigo.

Datos tributarios

• Tipo de régimen IVA: confirma el tipo de régimen del Impuesto al Valor Agregado (IVA) de la empresa.

Importante: al seleccionar un tipo de régimen de IVA de manera manual, automáticamente se completarán los campos Tributos y Responsabilidades fiscales.

• Código de actividad económica: indica el código de actividad económica que aparece en el RUT.
• Tributos: selecciona los impuestos de los cuales es responsable la empresa.
• Responsabilidades fiscales: asigna las responsabilidades fiscales que la empresa tenga relacionadas en el RUT.

Importante: los campos Tributos y Responsabilidades fiscales se visualizarán, dependiendo de la selección del Tipo de régimen de IVA en el perfil de la empresa.

• Tarifa ICA: este campo se visualizará, dependiendo de la selección del Impuesto de Industria y Comercio (ICA) en los tributos. Al digitar la tarifa el sistema agregará automáticamente el texto «por mil» al lado del número ingresado.

Datos del representante legal

Digita los datos del representante legal que están registrados en el RUT y en la Cámara de Comercio.

6. Una vez diligencies los datos, haz clic en el botón Continuar .

7. Se habilitará una ventana en la que se indicarán la razón social o los nombres y apellidos, así como el número de identificación registrados. Al confirmarlos, haz clic en el botón Continuar .

Luego, será posible avanzar al paso 2 activar el certificado digital.

Importante:

• Cuando tengas un plan de Nube aprovisionado en la plataforma tecnológica e intentes realizar el proceso de habilitación desde otro Siigo Nube con el mismo Número de Identificación Tributaria (NIT), al momento de seleccionar Continuar aparecerá la siguiente ventana para realizar la verificación de identidad.

• Si el sistema verifica que el número de identificación tiene un proceso de validación en curso con nómina electrónica, se habilitará una ventana informativa.

• En caso de estar habilitado en Siigo Pyme, se mostrará la ventana de verificación de identidad para que realices el proceso en el programa.

• Si al momento de realizar este paso, no se diligenciaron todos los campos solicitados o posteriormente se requiere hacer alguna modificación, es necesario actualizar el perfil de la organización y el perfil de la plataforma tecnológica.

¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!