1. ¿Qué es el documento soporte?
El Documento soporte se expide como soporte de las adquisiciones realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente o a emitir documento equivalente. En otras palabras, es un documento creado por el comprador que está obligado a facturar electrónicamente cuando se realizan transacciones con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta electrónica o un documento equivalente.
2. ¿Por qué es necesario usar el documento soporte?
El documento soporte es uno de los requisitos para soportar fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar electrónicamente, como soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables.
3. ¿Quién debe transmitir electrónicamente este comprobante?
Todas las personas naturales o jurídicas que están obligadas a facturar electrónicamente y que necesiten respaldar una transacción de compra con un proveedor que no está obligado a expedir factura electrónica.
4. ¿A partir de cuándo será obligatorio el envío electrónico?
De acuerdo a la resolución DIAN 488 emitida el 29 de Abril de 2022, en su artículo 6 establece que el documento soporte para sujetos no obligados a facturar, deberá adoptarse a partir del 01 de agosto del 2022 de manera electrónica.
5. ¿Para la expedición del documento soporte se debe solicitar resolución? ¿Qué pasos se deben seguir?
Entre los requisitos para expedir el documento soporte, está la solicitud de la resolución de numeración autorizada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Asimismo, es necesario que realices la asociación de prefijos del Documento soporte electrónico.
6. ¿Cuándo y cómo podré emitir el documento soporte electrónico?
A partir del 01 de agosto estará disponible la funcionalidad en tu programa Siigo Nube y podrás emitirlo ante la DIAN, realizando los pasos del proceso de habilitación de documento soporte electrónico:
- Define el perfil de la organización.
- Activa tu certificado digital.
- Sincroniza y configura la resolución del Documento Soporte.
7. ¿En qué paquetes de Siigo se podrá realizar y transmitir el documento soporte electrónico?
Estará en todos los planes de Siigo Nube (Emprendedor, Profesional Independiente y Premium) y todos los planes de Facturación electrónica.
8. ¿Si no facturo electrónicamente debo transmitir el documento soporte o documento equivalente electrónico?
Los usuarios que no están obligados a llevar factura electrónica podrán seguir haciendo el documento soporte o documento equivalente físico.
9. ¿Qué requisitos debe tener el documento soporte electrónico?
- Llamarse “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- Fecha de operación: corresponde a la fecha de generación del documento.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
- Número consecutivo incluyendo rango y vigencia autorizada por la DIAN.
- Descripción específica del bien o servicio prestado
- Valor total de la operación, discriminando el IVA en caso de que se requiera.
- Firma del emisor del documento soporte al momento de su generación, de acuerdo a lo estipulado por la DIAN.
- Formato electrónico de generación que establezca la DIAN
- El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS.
10. ¿Cuál es el plazo para emitir el documento soporte electrónico?
- En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
- De acuerdo a la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Articulo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
11. ¿Cuál es monto mínimo o máximo para poder transmitir el documento soporte electrónico?
Puedes transmitir el documento desde cualquier monto y tampoco cuenta con un valor máximo.
12. ¿Para qué productos o servicios aplica la transmisión el documento soporte electrónico?
Aplica para cualquier producto o servicio.
13. ¿Es obligatorio enviar copia del documento electrónico por e-mail al proveedor?
No es obligatorio enviarlo por mail al proveedor.
14. ¿Qué hago si facturo electrónicamente con otro proveedor tecnológico y voy a utilizar documento soporte con Siigo?
Esto es posible, lo que debes hacer es seleccionar a Siigo como tu segundo proveedor tecnológico y realizar los 3 primeros pasos de facturación electrónica:
15. ¿Qué hacer si en el listado de resoluciones para asociar solo veo Resoluciones de Facturación y de Contingencia?
No te preocupes, la vas a poder identificar mediante el número de resolución, si aparece como resolución de contingencia en el listado, esto es un error de visualización que no va a afectar tu proceso, puedes seleccionar dicha resolución y no se te va a generar ningún tipo de rechazo.
16. Prefijos en la resolución para documento soporte electrónico
A la hora de solicitar la resolución para Documento soporte en la DIAN, es necesario que el prefijo no este vacío y que no sea numérico, ya que esto puede generar rechazos posteriores. Te sugerimos utilices un prefijo únicamente con letras.
48 comentarios en “Preguntas frecuentes de documento soporte electrónico”
Buen día, ya he leído que han hecho la pregunta en repetidas ocasiones, pero aún no es clara para mi. Siigo permite hasta 6 días antes registrar un documento soporte, pero en la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017 no se indica así tal cual. Es posible que me indique por favor en que parte se puede entender este plazo de 6 días y que se entienda que es posible transmitirlo en el mes siguiente?
Gracias
Hola Yecris, de acuerdo a la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Articulo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
Buenos días, puedo realizar una nota de ajuste a un DSE de un año anterior?
Buen día Jenny, si puedes elaborar notas de ajuste al documento soporte electrónico, como lo explica esta guía.
Buenas tardes , después de haber concluido un mes , se podría realizar un documento soporte con fecha del mes anterior? , cuál sería el plazo máximo?
buenas tardes Emilio, de acuerdo a la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Articulo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
Es posible hacer cargue masivo de documento soporte, desde una plantilla para crear y enviar a la Dian Directamente, sin tener que crear uno a uno?
Hola Leidy, por el momento esto no es posible, es necesario que ingreses uno a uno los documentos.
Hola, si olvidé cargar un documento soporte del mes de agosto, lo puedo cargar ahora con fecha de agosto? o con la fecha actual?. Gracias
Buen día Katerin, La fecha de elaboración del documento soporte no puede ser mayor o menor a 6 días de la fecha actual, ya que no es permitido por la DIAN.
Buenos días esto aplica también documentos soportes que se haga el 3 de enero con fecha de 31 de diciembre ?
Buen día Cristian, así es la fecha de elaboración del documento soporte debe estar dentro de un rango de 6 días respecto a la fecha actual, conforme a la normatividad legal vigente.
Hola Lizeth, tú me puedes informar que normativa indica el plazo de los 6 días.
Hola Ana, de acuerdo a la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Articulo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
¿En la adquisición de tiquetes de pasajes de avión hay emitir el documento de soporte electrónico? para soportar ese gasto o costo
Hola Jazmín, eso puedes consultarlo con tu área contable, ellos definen la manera de manejarlo.
Que pasa si genero un documentos soporte y lo envío a la Dian y corresponde a un gasto del mes siguiente?
Hola Leidy, de acuerdo a la normatividad vigente en Colombia, el documento soporte debe enviarse en el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
De acuerdo a la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Articulo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
Que tipo de régimen tributario es un proveedor por compras en el exterior por gasto de viaticos de empleados?
Hola Angie, esta información debes validarla con tu contador, o verificar con tu proveedor el tipo de régimen tributario que le aplica.
Puedo anular el documento soporte que hice mal, crear otro nuevo con la información correcta?
Hola, Johana no se puede anular un documento pero si se anula con una nota de ajuste. Y ahí realizar uno nuevo.
Buenas tardes:
Emití un documento soporte con el valor equivocado, como se puede corregir?
Hola Johana, después de enviado el documento no se puede modificar, pero puedes enviar una nota de ajuste.
tengo un soporte electrónico que no se envió a la nube el día que se realizo, lo puedo enviar al día siguiente con la fecha del día anterior?
Buen día Yibert, si puedes enviar el documento soporte electrónica a la DIAN con la fecha del día anterior.
Buen dia.
Debo realizar documento soporte electronico para una empresa ubicada en Calgary – Canada, pero al crear al tercero en SIIGO no me permite colocar una ciudad del exterior.
Buen día Juan Pablo, como la ciudad no esa creada, es necesario crearla en Siigo.
Buenas tardes para poder habilitar el documento soporte en un software propio si o si debo expedir un prefijo de una resolución de 4 caracteres.
¡¡¡MUCHAS GRACIAS!!!
Hola, Victor tu pregunta no es muy clara, pero si tu duda es como solicitar la resolución del documento soporte si con prefijo, te dejo el link para que puedas realizar el proceso.
Shalom, muy buen día. Quiero saber si a una persona extranjera con documento PPT o PEP, se le puede realizar DSE? Muchas gracias por su amable respuesta. 🙂
Buen día Yeferson, el Documento soporte se expide como soporte de las adquisiciones realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente o a emitir documento equivalente.
Hola buenas tardes, quisiera saber si en el momento de hacer un documento soporte y no enviarlo a la Dian el mismo día, si no días después. Eso afecta la fecha en la que lo envié a la Dian? Es decir lo hago el 16 de marzo pero lo envío mañana 17 de marzo en la Dian aparece el 17 o 16?
Hola Laura, en la Dian lo va a guardar en la fecha que lo envíes, contablemente en tu programa queda con la fecha del día en que lo elaboras.
Buenas tardes.
Como puedo visualizar los documentos soportes realizados a un tercero.
Gracias
Hola Annys, puedes consultar los documentos soporte en Siigo de esta manera.
realice un documento soporte por valor de $1.160.000 y el valor pagado realmente fue de $1.150.000 necesito editar ese valor pagado como lo puedo hacer
Buen día Mónica, los documentos electrónicos no son editables, en este caso es necesario elaborar una nota de ajuste para anularlo y volver a generarlo de forma correcta.
Cuando se genera el documento soporte y se envía a la DIAN, y ya fue aceptado, pero nos dimos cuenta que tenia un error hay alguna forma editarlo y corregirlo y volverlo a enviar???
Buen día Luz Mery, los documentos electrónicos no se puede modificar en este caso puedes anularlo, aplicando una nota de ajuste.
buen dia … habilite rangos de numeracion del documento soporte y ya lo asocie a siigo pero no me deje enviar los documentos me dice que hay un error en el momento de aosciar la resolucion que no la puede asociar en este momento
Buen día Leidy, te recomendamos verificar si la inconsistencia presentada es la que explica esta guía y de ser así realiza el proceso para solucionarlo.
Buenas…
Saludos…
Actualmente se me presenta un problema al momento de hacer el envio de algún documento soporte, ya que me dice la plataforma de Siigo, que el usuario esta en modo consulta, y no puedo editar, ni crear documentos…
Agradezco mucho su ayuda…
Hola Diego, cuando el programa esta en modo consulta debes revisar que estés al día con tu pago, ya que ese es el motivo o si requieres ayuda te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.
Buenos días, envié a la DIAN un documento soporte y fue rechazado, que debo hacer, yo deje de enviar para consultar primero y no dañar el consecutivo. Lo que me aparece al ver las inconsistencias es: fallo en el armado de xml, informar la dirección sin ciudad,no fue informado el conjunto de elementos correctos de acuerdo a la procedencia del vendedor, quedo atenta a su respuesta
Buen día Lina, de acuerdo al mensaje te recomendamos verificar que la información tanto del tercero como de tu empresa en el perfil de la organización este correcta, guardas los cambios y lo vuelvas a enviar o en caso de requerir soporte comunícate a nuestras líneas de call center.
Como actualizo nuevamente el consecutivo de Documento soporte, para q me tome el consecutivo inicial, hice unas pruebas las elimine pero el consecutivo me sigue aumentando. Gracias
Hola Leydy, el consecutivo lo defines en la configuración del documento soporte, en el campo «próximo número de documento».