Registrar los gastos de tu empresa te permite mantener organizada la evidencia de cada salida de dinero, identificando claramente la fecha, el proveedor, el concepto y el valor pagado. Este paso es clave para mantener el control financiero y cumplir con tus obligaciones contables y tributarias.
En esta guía aprenderás cómo ingresar un gasto a partir de una factura de compra de forma sencilla y ordenada dentro de Siigo Nube, cada vez que necesites registrar un movimiento operativo.
Para registrarlo, sigue estos pasos:
1. Configura el comprobante de gastos.
2. Accede mediante una de las siguientes rutas:
- En el módulo Inicio, selecciona Accesos directos – Registra una Compra o Gasto.
- Desde el botón + Crear
, en Proveedores, haz clic en la opción Factura de compra / Gasto.
- Ve al módulo de Compras y gastos; luego, en Documentos de compras y gastos, ubica el botón Nueva compra / Gasto / Doc. Soporte y selecciona Factura de compra / Gasto.
3. Diligencia los datos de encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de comprobante de gasto que se utilizará para elaborar el documento.
- Fecha de elaboración: define la fecha en la cual quedará registrado el gasto en el programa.
- Proveedores: relaciona el proveedor al que le estás comprando. Si lo requieres, puedes crearlo.
Importante: si el proveedor figura como posible proveedor ficticio según el listado oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el sistema mostrará una advertencia informativa.
Además, puedes consultar el estado del Registro Único Tributario (RUT) del proveedor en la DIAN utilizando su número de identificación.
- Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del proveedor.
- Número: el sistema asigna el consecutivo únicamente si, en la definición de los parámetros del documento, fue seleccionado el manejo de numeración automática; de lo contrario, es necesario, al momento de elaborar el gasto, digitar el número con el cual quedará guardado.
- No. factura proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y el número de la factura que expidió el proveedor. El sistema sugerirá de manera automática el prefijo FC; en caso de que el campo de prefijo esté vacío al guardar el comprobante, el sistema asignará nuevamente el prefijo FC para evitar errores en la construcción del vencimiento.
- Centro de costo: esta casilla se habilita si la empresa los maneja y si, al momento de definir este parámetro, se indicó que en este documento es obligatorio.
- Proveedor por ítem: al seleccionar este campo, se permite que, al momento de ingresar el gasto, se pueda asignar un proveedor diferente al del encabezado del documento.
- IVA / Impoconsumo incluido: al marcar la opción, el valor unitario se inhabilitará en el área de detalle.
- Descuento en porcentaje: selecciónala si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
- Moneda: te permite asignar la sigla de la moneda sobre la cual se registrará el documento. Aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
4. Ingresa los datos del detalle del gasto:
- Tipo: puedes registrar la compra de:
- Producto: ingresa la compra de productos y/o servicios.
- Activo fijo: registra la compra de los activos fijos que adquiere la empresa.
- Gasto / Cuenta contable: selecciona el gasto frecuente creado previamente o la cuenta contable correspondiente.
- Cantidad: indica la cantidad que compraste.
- Valor unitario: digita el valor del gasto.
- Descuento: permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: selecciona el impuesto a cargo, el impoconsumo y la retención que puedan aplicar.
Importante: para seleccionar los impuestos que apliquen, es necesario que estos se hayan creado previamente.
5. Selecciona las formas de pago, el sistema despliega las que han sido previamente creadas y las cuales, en su configuración, estén marcadas como tipo: proveedores o cartera / proveedores.
- El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total del gasto, selecciona las que correspondan y haz clic en el enlace +Agregar otra forma de pago.
- En caso de tener un anticipo del proveedor, en las formas de pago te mostrará la opción de «Cruzar anticipo».
6. En la sección de totales, visualizas el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática.
Además, si habilitaste en la configuración de la factura de compra el manejo de Retención en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado (ReteIVA) y Retención en la Fuente del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA), podrás asignar los impuestos correspondientes.
7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: en este campo el sistema permite anexar un documento o comprobante del gasto (ejemplo: Documento escaneado con la factura expedida por el proveedor).
8. Una vez hayas incorporado toda la información del gasto, haz clic en el botón Guardar 
y visualizarás el documento.
9. En la parte superior de la vista preliminar del gasto, se habilitan las siguientes opciones:
- Registrar pago: esta opción te permitirá generar un recibo de pago relacionado con el gasto, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago.
- Descargar e imprimir: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
- Más: permite realizar algunos procesos adicionales con el gasto; estos son:
- Editar o modificar algún dato previamente registrado.
- Anular o borrar el documento.
- Registrar una devolución por medio de una nota débito.
- Ver la contabilización.
- Copiar el gasto.
- Verificar el comprobante.
- Definir el comprobante como favorito.
10. Al realizar un gasto con formas de pago tipo contado, el sistema registrará la causación y generará automáticamente el recibo de pago. Al guardar el gasto, se habilitará una notificación que mostrará el consecutivo y los recibos generados automáticamente.
En la contabilización del gasto, se realizará el cambio de la cuenta de tipo contado asociada a la forma de pago por la cuenta contable 229999 – Causación automática compras (sistema), y el vencimiento se tomará de los datos de la factura.
Importante:
- La cuenta contable 229999 – Causación automática compras (sistema) tiene deshabilitadas las modificaciones en su catálogo, por lo que no es posible editarla, borrarla o modificarla.
- La forma de pago Causación automática compras está configurada internamente para el manejo de la causación automática, por lo que no será posible editarla o borrarla.
- Por cada forma de pago de tipo contado asociada al gasto, se creará un recibo de pago automático que tomará el vencimiento del gasto y realizará el cruce correspondiente de manera automática.
- El sistema manejará de manera automática el tipo de comprobante recibo de pago RP-999 y al ser un documento de causación automática, no podrá ser editado.
- La causación automática en gastos genera el recibo de pago RP-999, únicamente para las formas de pago de tipo contado que utilizan cuentas contables del activo.
- Al elaborar el gasto con formas de pago de anticipo, crédito y otros, que están configuradas con cuentas contables del pasivo, el sistema no generará el recibo automático.
Ahora ya sabes cómo registrar tus gastos en Siigo Nube.
28 comentarios en “Registrar gastos”
Hola, hay alguna herramienta o manera de registrar gastos de forma masiva cuando son bastantes facturas?
Buen día Johan, los gatos solo se pueden registrar directamente en el programa o si requieres hacerlo de forma masiva lo puedes hacer por medio de un comprobante contable y subir el movimiento por un archivo de Excel, cómo lo explica esta guía.
Voy a contabilizar una compra de toner, pero este queda con un pago de contado o sea que debo señalar banco? Y si aun no la he pagado va directamente a la cuenta contable 233595?
Buen día Martha, puedes registrar la compra a crédito y definir el vencimiento.
Cordial saludo, en la empresa se presenta continuamente que tengo la factura de un proveedor pero necesito que los valores queden detallados por diferentes centros de costos, es decir, puede ser por concepto de mantenimiento un total de 10 pesos pero $2 son para el centro de costos A, $5 para el B y $3 para el C. ¿Es posible lograr esta distribución?¿cómo sería?. Mil gracias!
Hola Paula, solo es posible relacionar el centro de costo en el encabezado de la compra, en este caso es necesario generar un documento por cada centro de costo.
Buen día
¿Existe alguna forma de subir comprobantes contables a través de archivo plano?
Esto debido a pagos quincenales frecuentas a varios terceros.
Buen día Esneider, puedes importar comprobantes contables a través de un archivo de Excel.
Buenos días.
Necesito editar la fecha de unos registros de gastos. Los hice hoy, pero deben tener fechas anteriores de este mismo mes contable. Cómo hago eso?
Buen día David, puedes editar los gastos como lo explica esta guía.
Hola,si quiero que se realice el pago a otro banco , que debo hacer o modificar . Ya que el sistema ha tomado sólo un banco para realizar el recibo de pago
Hola Katherine, puedes crear las formas de pago que requieras.
Según la nueva actualización al realizar la factura de compra se realiza de inmediato un recibo de pago cuando la forma de pago es contado, sin embargo hago la FC y no me genera el Recibo de pago.
¿Puede ser un tema de parametrización?
Hola Carlos, es correcto al elaborar la compra el sistema realizará la causación de la compra y generará automáticamente el recibo de pago, si no lo genera comunícate a nuestras líneas de call center para validar el proceso.
hola buenos dias, mira que al realizar ese gasto, en la parte donde dice tipo, solo me aparece FC- 1 Compra, que pasos debo seguir para colocar que sean gastos, me podrian colaborar por favor
Hola Alejandra, puedes configurar los tipos de comprobantes de compra y/o gastos que requieras.
Hola buenas tardes, como puedo poner en la forma de pago, las facturas que me dán desde 30 a 60 días para el pago?
Buen día Carolina, al momento de registrar tus gastos, seleccionas la forma de pago «Crédito proveedores» y defines el vencimiento.
saludos! tengo dos preguntas
1. como puedo configurar los diferentes impuestos en la factura de compra, es decir: retencion, rete ica…
2. no manejo inventario solo facturas de compra y venta pero sin inventario como debo registrar las compras?
Buen día Vanessa, 1. puedes configurar los impuestos 2. así no manejes inventario puedes crear los productos y registrar las compras en tu Siigo.
Hola, como puedo subir de manera masiva los documentos de compra.
Buen día Susana, los documentos de compra solo se pueden elaborar directamente en el programa.
buenos dias como hago para registrar una nota crédito emitida por el proveedor y poder disminuir la compra
Buen día Maribel, puedes elaborar una nota débito a la factura de compra.
Buen día. Cómo puedo registrar un gasto del que no tengo ningún tipo de soporte? Por ejemplo, el servicio de coteo o cargue y descargue manual.
Hola Andres, estos gastos los puedes registrar en el documento factura de compra, sin embargo, te recomendamos validar con tu contador ya que no cuentas con ningún soporte.
ESTE PROCESO ME SIRVE PARA REALIZAR PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS?
Buen día Jhon, puedes registrar los gastos como lo explica esta guía.