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Elaborar cotizaciones

La cotización es un documento que se entrega a los prospectos y/o clientes, la cual contiene la información de los productos y/o servicios que la empresa ofrece para la venta.

Importante: si facturas electrónicamente, es necesario que en la configuración de la cotización esté marcada la casilla «Incluir decimales», de lo contrario al momento de convertir la cotización en una factura electrónica no se visualizará el tipo de comprobante. 

Desde Siigo, estas cotizaciones se pueden enviar por correo electrónico y generar el seguimiento comercial, donde te permite documentar toda la gestión que se realiza hasta lograr la venta.

Para elaborar las cotizaciones, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Desde el botón Boton +crear – Clientes – Cotización.

2. Te diriges al módulo de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Cotización.

02 ruta 2CREAR cotizacion

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se habilita la siguiente pantalla:

Donde es necesario diligenciar los siguientes campos:

1. Datos de encabezado: seleccionas el tipo de cotización a elaborar, asignas la fecha del registro, el centro de costos en caso de que aplique y seleccionas o creas el cliente al cual se le registrará el documento, entre otros.

Importante: adicional se visualiza un campo llamado encabezado, inicialmente la información que allí se encuentra fue definida en la configuración de la cotización y desde esta opción es posible modificar estos datos solo para la cotización que se está elaborando.

2. Detalle de la cotización: en esta sección se adicionan todos los productos y/o servicios que la empresa va a cotizar; para ello, una vez seleccionado el producto con sus cantidades, el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo; también es posible elegir los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar. Los valores totales Siigo Nube los calcula de forma automática

3. Condiciones comerciales: en este campo el sistema sugiere el texto previamente definido en la configuración de la cotización, de igual forma, te permite modificar su contenido para ser visualizado en la impresión o vista preliminar del documento que se está elaborando.

4. Adjuntar archivo: en esta casilla el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la cotización (Ejemplo: una foto del producto).

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior de la ventana:

Donde es posible:

  • Guardar el documento y enviarlo por correo electrónico.
  • Solamente guardar la cotización en el sistema.

En caso de seleccionar la opción de enviar por e-mail, el sistema te habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la cotización.

Caso contrario y de acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros de la cotización, la visualización del documento será de la siguiente forma:

Adicional, al momento de consultar la cotización en la parte superior o encabezado se te habilitan algunas opciones, las cuales se describen a continuación:

  • Facturar: en caso de que la cotización sea aprobada, al momento de consultarla es posible elaborar la factura de venta.
  • Remisionar: esta opción te permite generar una remisión sobre la cotización. 
  • Aprobar: en este botón se habilitan dos posibilidades, la primera de ellas es que el prospecto o cliente acepta la cotización y por consiguiente se realizara la factura o la segunda es que definitivamente no se realizara la adquisición, por ello la cotización es descartada.
  • Enviar por mail: el sistema te permite reenviar la cotización por correo electrónico al mismo contacto o a otros.
  • Enviar comentario: al cliente o verlos.
  • Imprimir: te permite visualizar el documento en pantalla y descargar el documento en formato PDF y enviarlo a la impresora que selecciones.
  • Más: te da acceso a realizar algunos procesos adicionales con la cotización; estos son:
    • Editar algunos de los datos previamente registrados.
    • Copiar cotización.
    • Borrar el documento.
    • Registrar un anticipo.
    • Crear el seguimiento comercial de esta cotización.
    • Crearlo como comprobante favorito.
    • Copiar la URL de la cotización para enviarla como mensaje de texto o por WhatsApp.

Cuando el cliente consulte la cotización desde el correo electrónico, le aparecerá de esta manera:

Al dar clic en observará la cotización y las siguientes opciones: 

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14 comentarios en “Elaborar cotizaciones”

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola, Estefanía en el módulo de reportes puedes generar el de cotizaciones por vendedor, allí te muestra las cotizaciones creadas y las facturadas, podrías revisar por responsable.

    1. Buen día Lida, en la elaboración de la cotización puedes ingresar los productos que requieras, si cada producto tiene el producto asignado en su perfil también te aparecerán.

  1. Buen día. Nuestro equipo necesita hacer varias cotizaciones que incluyen productos nuevos (temporales) que aún no han sido creados en el sistema (los cuales no se crean porque no se ha aprobado la cotización). ¿Podrían activar la función que nos permita tener un código de «Varios» para editar el nombre al gusto y al guardar la cotización se vea el nombre editado? Esto por cuando en remisión y factura si permite hacerlo, pero al hacer cotizaciones no lo permite, y ahorraría mucho tiempo. Gracias

  2. El cliente me aprueba la cotizacion, y posterior a ello facturo el 100% , pero en diferentes momentos, ¿el sistema lo permite, facturar parciales de una misma cotizacion?

  3. Buen día.
    Por que después de aprobar la cortización no me permite facturar? En la opción facturar cuando se despliega la barra no me aparece la factura electrónica

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Andrea, para facturar la cotización vas por el módulo de ventas, la pestaña documentos de ventas buscas la cotización por la opción tipo de transacción, al seleccionarla, te muestra la cotización y en la parte superior un botón que dice Facturar, al dar clic el sistema te habilita la ventana de facturación. Revisa que los campos estén completos.

  4. Por donde veo las cotizaciones que no han sido aprobadas aun?
    como consulto todas las cotizaciones y un comparativo por responsable?
    como encuentro una cotizacion por el numero o rango de facha de elaboracion

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