Elaborar cotizaciones es el proceso que te permite presentar de forma clara y profesional los productos o servicios que ofreces a tus prospectos y clientes, definiendo precios, cantidades, impuestos y condiciones comerciales.
Este documento es clave para apoyar la gestión comercial, facilitar la toma de decisiones del cliente y servir como base para facturar o remisionar una venta cuando la cotización es aprobada.
Para elaborar las cotizaciones, sigue estos pasos:
1. Configura los comprobantes de cotización.
2. Dirígete por el botón + Crear 
– Clientes – Cotización.
3. Se habilita la siguiente pantalla donde es necesario diligenciar los siguientes campos:
Datos de encabezado:
- Tipo: seleccionas el tipo de comprobante de cotización que se utilizará para elaborar el documento.
Importante: si facturas electrónicamente, es necesario que en la configuración de la cotización esté marcada la casilla Incluir decimales, de lo contrario al momento de convertir la cotización en una factura electrónica no se visualizará el tipo de comprobante.
- Cliente: relacionas el cliente al cual le vas a emitir la cotización.
- Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente.
- Responsable de la cotización: aparece el nombre del vendedor asociado al cliente.
- Número: en este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar la cotización digitar el número con el cual quedará guardada.
- Fecha de elaboración: defines la fecha, en la cual quedará registrada la cotización en el programa.
- Moneda: te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento. Aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
- Centro de costo: esta casilla se te habilita si la empresa los maneja y si al momento de definir este parámetro se indicó que este documento lo debe solicitar.
- Encabezado: la información que allí se encuentra fue definida en la configuración de la cotización y desde esta opción es posible modificar estos datos solo para la cotización que se está elaborando.
Detalle de la cotización:
- Producto: te permite seleccionar el producto o servicio que vas a cotizar indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste.
- Cantidad: indicas la cantidad que vas a cotizar.
- Valor unitario: aquí el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo.
- % Desc.: te permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: en este campo, es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.
- Condiciones comerciales: en este campo el sistema sugiere el texto previamente definido en la configuración de la cotización, de igual forma, te permite modificar su contenido para ser visualizado en la impresión o vista preliminar del documento que se está elaborando.
- Adjuntar archivo: en esta casilla el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la cotización.
4. Es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior de la ventana:
Selecciona:
- Guardar y enviar el documento por correo electrónico.
- Guardar la cotización en el sistema.
En caso de seleccionar la opción de enviar por e-mail, el sistema te habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la cotización:
5. Visualizarás el documento de la siguiente forma:
Al momento de consultar la cotización en la parte superior o encabezado se te habilitan las opciones:
- Facturar: en caso de que la cotización sea aprobada, al momento de consultarla es posible elaborar la factura de venta.
- Remisionar: esta opción te permite generar una remisión sobre la cotización.
- Aprobar: el cliente acepta la cotización, por ende se aprueba y se procede a realizar la factura pertinente.
- Descartar: el cliente decide no realizar la adquisición de los productos, por lo cual no se podrá facturar ni remisionar.
- Editar: te lleva a la vista de edición del comprobante y permite hacer cambios.
- Más: te da acceso a realizar algunos procesos adicionales con la cotización, estos son:
- Copiar cotización.
- Borrar.
- Registrar anticipo.
- Crear seguimiento comercial.
- Comprobante favorito.
- Copiar URL cotización.
- Imprimir
: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión. - Comentarios
: podrás enviar al cliente algún comentario relacionado con la cotización. - Enviar por mail
: podrás reenviar la cotización por correo electrónico al mismo contacto o a otros.
Cuando el cliente consulte la cotización desde el correo electrónico, le aparecerá de esta manera:
- Haz clic en Ver cotización
y se habilitan las siguientes opciones:
Ahora tienes todo lo necesario para elaborar las cotizaciones en tu Siigo Nube.
40 comentarios en “Elaborar cotizaciones”
Buen día, con las modificaciones que se realizaron del modulo de ventas, quisiera saber como puedo ver un reporte de las cotizaciones que ya están facturadas y su respectivo número de factura como solía verse en la pestaña de cotizaciones en el cliente directamente.
Agradezco su ayuda.
Hola buen día, Leydi.
Puedes buscar tus cotizaciones ya sea por cliete, vendedor o ranfo de fecha de elaboración
como hago una cotizacion con aiu
Buen día David, puedes incluir el AIU en las cotizaciones creando el AIU como servicios y adicionándolos en cada ítem.
Buenos dias
quiero saber como se habilita la escritura en el mensaje cuando se envia una cotizacion por email
Buen día Sandra, al enviar la cotización, el campo «Mensaje» se genera de forma automática y no es posible editarlo; si lo requieres, puedes enviar comentarios adicionales.
Buen dia, como puedo enviar las cotizaciones por Whatsapp?
Hola Alexandra, puedes desde la vista de la cotización, copiar la URL para enviarla como mensaje de texto o por WhatsApp.
buen dia, puedo facturar una cotizacion en pos web?
Buen día Nubia, de acuerdo al plan que manejes puedes en la Nube facturar una cotización.
en el video sale la opcion de cotizaciones en la lista de clientes, pero actualmente al menos en mi perfil no aparece esa opción agradezco la ayuda posible.
Hola Jose, borra caché y verifica si el problema también ocurre con los demás usuarios que tienen acceso al sistema, después de hacerlo, ingresa nuevamente al sistema; así deberías visualizar la opción según lo explicado en el video.
Cuando voy a dar la opción de facturar y la cotización se factura no aparece las opciones de tipo de factura, y por ende no me deja facturar, es recurrente lo que pasa en el sistema.
Hola Luisa, en caso de que no te deje seleccionar el tipo de comprobante, esto se debe a que la cotización no tiene habilitado el manejo de decimales en la configuración, por lo tanto, es necesario primero ir a la configuración de la cotización para marcar la casilla “Incluir decimales” luego, editas la cotización y guardas sin hacer ningún cambio, así tomara la nueva configuración y finalmente podrás facturar la cotización.
Buenos días, ¿Cómo puedo subir un archivo plano en el campo de las cotizaciones para subir varios ítems al mismo tiempo?
¿Hay alguna opción que me permita realizar esta acción?
Buen día, en Siigo solo es posible elaborar las cotizaciones en el programa.
COMO HAGO UNA COTIZACION Q SALGA EL VALOR POR UNIDAD
Buen día Jenni, desde la configuración de cotizaciones puedes asignar las columnas o los campos que se verán en la impresión del documento.
Buenas Tardes,
Me pueden informar si en la cotizacion puedo incluir Retención de ICA?
Buen día Angge, en la elaboración de las cotizaciones solo es posible asignarle el impuesto a cargo y retención de la fuente.
Buenos Días
Como puedo insertar una imagen por cada producto, para que me aparezca en la cotizacion
Buen día Margaret, puedes editar el producto y en el perfil adjuntar la foto, para posterior configurar la cotización e insertar el campo «imagen».
se puede facturar de 100 items solo 10.? es algo que siempre va a ocurrir , el ciente no comprara todo!
Buen día Sonia, puedes elaborar la factura de venta cruzando con la cotización de los ítems que requieras.
Hola, no me sale el tipo de documento «cotización» como hago?
Hola Mirle, es necesario que revises la configuración del tipo de comprobante de cotización.
COMO PUEDO COTIZAR CON AIU?
Buen día Hanner, podemos recomendarte crear cada concepto como servicio e incluirlos de forma manual.
Buen dia
como puedo ver las cotizaciones que tengo sin facturar (globasl)
Hola, Estefanía en el módulo de reportes puedes generar el de cotizaciones por vendedor, allí te muestra las cotizaciones creadas y las facturadas, podrías revisar por responsable.
quiero saber si puedo meter varias referencia y varias imagenes de productos
Muchas gracias
Buen día Lida, en la elaboración de la cotización puedes ingresar los productos que requieras, si cada producto tiene el producto asignado en su perfil también te aparecerán.
Buen día. Nuestro equipo necesita hacer varias cotizaciones que incluyen productos nuevos (temporales) que aún no han sido creados en el sistema (los cuales no se crean porque no se ha aprobado la cotización). ¿Podrían activar la función que nos permita tener un código de «Varios» para editar el nombre al gusto y al guardar la cotización se vea el nombre editado? Esto por cuando en remisión y factura si permite hacerlo, pero al hacer cotizaciones no lo permite, y ahorraría mucho tiempo. Gracias
Buen día Juan, puedes definir en la configuración de la cotización, que columnas se van a visualizar y entre estas dejar el campo «Descripción» que es el código que tienes creado como Varios y el cual puedes editar al momento de elaborar la cotización.
El cliente me aprueba la cotizacion, y posterior a ello facturo el 100% , pero en diferentes momentos, ¿el sistema lo permite, facturar parciales de una misma cotizacion?
Hola Angee, puede después de realizar la cotización, facturar en otro momento pero por el total de la cotización.
Buen día.
Por que después de aprobar la cortización no me permite facturar? En la opción facturar cuando se despliega la barra no me aparece la factura electrónica
Hola Andrea, para facturar la cotización vas por el módulo de ventas, la pestaña documentos de ventas buscas la cotización por la opción tipo de transacción, al seleccionarla, te muestra la cotización y en la parte superior un botón que dice Facturar, al dar clic el sistema te habilita la ventana de facturación. Revisa que los campos estén completos.
Por donde veo las cotizaciones que no han sido aprobadas aun?
como consulto todas las cotizaciones y un comparativo por responsable?
como encuentro una cotizacion por el numero o rango de facha de elaboracion
Buen día Miriam, puedes buscar las cotizaciones de esta manera y consultar el reporte de cotizaciones por vendedor.