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Elaborar factura de venta cruzando con la cotización

A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.

Para elaborar una factura de venta cruzando con la cotización, inicialmente es necesario buscar la cotización en el sistema y desde la vista preliminar en la parte superior das clic en el botón .

Importante: el botón  solo aparecerá disponible cuando no exista ningún documento de remisión y/o factura relacionada con la cotización. Si ya existe una remisión relacionada con esta cotización, podrás facturarlo mediante el cruce de factura de venta con remisiones.

Al dar clic en esta opción, te aparecerá una ventana emergente, donde confirmas que deseas facturar la cotización.

Luego, se te habilita la siguiente pantalla:

Donde automáticamente el sistema trae la información registrada en la cotización y será posible editar los siguientes campos:

  • Tipo: seleccionas el tipo de comprobante.

Importante: en caso de que no te deje seleccionar el tipo de comprobante, esto se debe a que la cotización no tiene habilitado el manejo de decimales en la configuración, por lo tanto, es necesario anular la cotización, luego ir a la configuración para marcar la casilla «Incluir decimales»; y posteriormente elaboras nuevamente la cotización con decimales. 

  • Cliente: relacionas el cliente al cual vas a facturarle.

Importante: el sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así, se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

  • Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con cuál se tendrá comunicación en la empresa del cliente.
  • Vendedor: aquí encontrarás el nombre del vendedor asociado al cliente.
  • Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

Importante: Al definir una fecha de elaboración diferente a la actual, se mostrará un mensaje informativo en color rojo, indicándote que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad.

  • Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
  • Detalle de la factura: en esta sección se adicionan todos los productos y/o servicios que la empresa va a vender; para ello, una vez seleccionado el producto con sus cantidades, el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo; de igual forma es posible elegir los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.
  • Formas de pago: el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo cartera o cartera/proveedor.
  • Observaciones: podrás incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el programa te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo. Una foto del producto).

Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, das clic en el botón .

Enseguida, el sistema te mostrará el siguiente mensaje, en el cual confirmas el envío de la factura dando clic en el botón .

Luego, el programa te habilita una ventana emergente donde podrás confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura de venta y si lo requieres puedes enviar el mail con copia a otro tercero.

envio-mail

Confirmas dando clic en el botón .

Importante: cuando la factura electrónica de venta se encuentre pendiente por enviar o aprobar por la Dian, visualizarás el título y la marca de agua “Detalle de producto”, de esta manera:

Al ser aprobada por la Dian, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

fv desde cotizacion vista

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

estados-de-la-Fve

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12 comentarios en “Elaborar factura de venta cruzando con la cotización”

    1. Buen día Daniel, la cotización es un documento el cual contiene la información de los productos y/o servicios que la empresa ofrece para la venta, pero no mueve inventarios, si así lo requieres puedes generar una remisión.

  1. Buen dia porque intento facturar con una cotizacion y no aparece ninguna factura asociada es decir sale en blanco y no deja seguir, Gracias

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Leidy, verifica la configuración del documento, crear un tipo de documento Cotización. Después de creada la cotización, vas a la factura y llamas la cotización para crearla.

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