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Elaborar factura de venta con cruce de remisión

A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.

Para realizar una factura de venta con cruce de remisión, es necesario que sigas los siguientes pasos:

1. Ir a la configuración de la factura

Primero es necesario configurar el parámetro de activación desde la configuración de la factura de venta para poder asociar varias remisiones en una misma factura.

Para ello, te diriges al ícono del engranaje Boton configuración nuevo que corresponde a Configuración, luego seleccionas Ventas – Documentos – Facturas de ventas.

Al ingresar a esta opción, el sistema te permite crear nuevos tipos de comprobante “Factura de venta” y se visualizan los que ya se encuentran definidos en el programa, los cuales puedes configurar dando clic en “Editar”.

Info-tipos-comprobantes-fv

Al ingresar es necesario que marques en la sección Configuraciones complementarias la opción de Habilitar cruce de remisiones en la factura.

cruzar remisión con factura 3

Luego clic en el botón guardar para que la información ingresada quede almacenada en el programa y se tenga en cuenta al momento de elaborar la factura de venta.

2. Elaborar la factura electrónica de venta

Para elaborar una Factura de venta electrónica con el manejo del cruce de remisiones, puedes hacerlo por las siguientes rutas:

a. Desde el botón Ícono Más Crear Proceso de ventas – Factura de venta.

01 RUTA 1 crear fv

b. Te diriges al módulo de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta.

02 ruta 2 crear fv

Al escoger el tipo de factura, en el cual configuraste el cruce de remisiones, se activa el botón + Adicionar Remisiones para asociar varias remisiones:

Importante: en caso de que no te permita seleccionar el tipo de comprobante, es porque la remisión no tiene habilitado los decimales en la configuración, por lo tanto, es necesario anular la remisión, luego ir a la configuración para marcar la casilla «Incluir decimales»; y posteriormente elaboras nuevamente la remisión con decimales.

  • El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

Ten en cuenta que solo podrás asociar las remisiones hasta seleccionar el cliente y una vez presiones en la opción de + Adicionar Remisiones, se te habilitará la siguiente ventana:

Donde podrás asociar una o varias remisiones realizadas con el mismo tercero y así facturar de manera parcial o total las remisiones.

Importante: la cuenta de inventario se mueve con la remisión y las demás cuentas de ingreso, impuestos, formas de pago en la factura de venta.

Una vez seleccionadas las remisiones das clic en el botón .

De esta manera, el sistema traerá la información de las cotizaciones relacionadas, asimismo podrás modificar los siguientes campos:

  • Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente.
  • Vendedor: el nombre del vendedor asociado al cliente.
  • Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

Importante: Al definir una fecha de elaboración diferente a la actual, se mostrará un mensaje informativo en color rojo, indicándote que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad.

  • Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
  • Detalle de la factura: en esta sección se adicionan todos los productos y/o servicios que la empresa va a vender; para ello, una vez seleccionado el producto con sus cantidades, el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo; de igual forma es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.
  • Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo cartera o cartera/proveedor.
  • Observaciones: es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo. Una foto del producto).

Importante: cuando seleccionas las remisiones, el programa trae la información del detalle de la factura.

Al finalizar la elaboración de la factura electrónica de venta, seleccionas la opción .

Enseguida se habilitará esta ventana, la cual te indica que al enviar la Factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada. Para continuar seleccionas .

Luego, el sistema te mostrará una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica y si lo requieres, puedes enviar el mail con copia a otro tercero.

Confirmas dando clic en el botón .

Importante: cuando la factura electrónica de venta se encuentre pendiente por enviar o aprobar por la Dian, visualizarás el título y la marca de agua “Detalle de producto”, de esta manera:

Al ser aprobada por la Dian, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

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