SIIGO NUBE

Para realizar una factura de venta con cruce de remisión, es necesario que sigas los siguientes pasos:

1. Ir a la configuración de la factura

Primero es necesario configurar el parámetro de activación desde la configuración de la factura de venta para poder asociar varias remisiones en una misma factura.

Para ello, te diriges al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración, luego seleccionas Ventas – Documentos – Facturas de ventas / Ingresos.

Al ingresar a esta opción, el sistema te permite crear nuevos tipos de comprobante “Factura de venta” y se visualizan los que ya se encuentran definidos en el programa, los cuales puedes configurar dando clic en “Editar”.

Al ingresar es necesario que marques en la sección Configuraciones complementarias la opción de Habilitar cruce de remisiones en el comprobante.

Luego clic en el botón Guardar  para que la información ingresada quede almacenada en el programa y se tenga en cuenta al momento de elaborar la factura de venta.

2. Elaborar la factura electrónica de venta

Para elaborar una Factura electrónica de venta con el manejo del cruce de remisiones, puedes hacerlo por las siguientes rutas:

a. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

b. Desde el botón + Crear – Clientes – Factura Venta / Ingresos.

c. Vas a la opción de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta / Ingresos.

Al escoger el tipo de factura en el cual configuraste el cruce de remisiones, se activa el botón + Adicionar Remisiones para asociar varias remisiones:

Importante: en caso de que no te permita seleccionar el tipo de comprobante, es porque la remisión no tiene habilitado los decimales en la configuración, por lo tanto, es necesario anular la remisión, luego ir a la configuración para marcar la casilla «Incluir decimales»; y posteriormente elaboras nuevamente la remisión con decimales.

• El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

Ten en cuenta que solo podrás asociar las remisiones hasta seleccionar el cliente y una vez presiones en la opción de + Adicionar Remisiones, se te habilitará la siguiente ventana:

Donde podrás asociar una o varias remisiones realizadas con el mismo tercero y así facturar de manera parcial o total las remisiones.

Importante: la cuenta de inventario se mueve con la remisión y las demás cuentas de ingreso, impuestos, formas de pago en la factura de venta.

Una vez seleccionadas las remisiones, das clic en el botón Agregar .

De esta manera, el sistema traerá la información de las cotizaciones relacionadas, asimismo podrás modificar los siguientes campos:

• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente.
• Vendedor: el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día, si te ubicas sobre el campo te aparecerá un mensaje informativo indicándote que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

Importante: Al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en el botón Guardar y enviar el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad DIAN vigente y no se permitirá guardar y enviar el documento electrónico.

• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
• Detalle de la factura: cuando seleccionas las remisiones, el programa trae la información del detalle de la factura, puedes adicionar o eliminar los productos y/servicios que requieras y modificar sus datos.
• Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo cartera o cartera/proveedor.
• Observaciones: Puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres, en cumplimiento con el anexo 1.9 de la DIAN, al superar este límite el sistema generará el siguiente mensaje:

• Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo. Una foto del producto).

Al finalizar la elaboración de la factura electrónica de venta, seleccionas la opción Guardar y enviar .

Enseguida se habilitará esta ventana, la cual te indica que al enviar la factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas Guardar y enviar .

Luego, el sistema te mostrara una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica y si deseas enviarla a un email diferente sin agregar un nuevo contacto, podrás eliminar el correo sugerido y escribir el correo electrónico de envío.

También podrás enviar el mail con copia a otro tercero presionando el botón Cc , donde el sistema habilitara el campo «Con copia a» y una vez digites el email, podrás añadirlo con la tecla enter, coma o tab.

Por ultimo, confirmas dando clic en el botón Enviar .

Importante: Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, mostrará solo el prefijo y consecutivo del documento, el campo Fecha se visualizará como Fecha y hora comprobante, no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente»

Al ser aprobada por la DIAN, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.