SIIGO NUBE

La nueva división de formas de pago en el documento de ingreso te permite identificar de manera más sencilla si una venta se realiza de contado o a crédito. Este cambio facilita el registro de la forma en que el cliente realizará el pago y te ayuda a organizar mejor la información de la transacción al momento de elaborar el documento de ingreso.

A continuación, sigue estos pasos: 

1. Configura el comprobante para documento de ingreso.

2. Elabora el documento de ingreso por cualquiera de las siguientes rutas:

• En el módulo Inicio, selecciona Accesos directos – Crea una factura electrónica.

• Desde el botón + Crear , en Clientes, haz clic en la opción Factura Venta / Ingresos.

• Ve al módulo Ventas y, en la pestaña Ventas, selecciona el botón Crear factura . 

3. Diligencia los datos de encabezado:

• Tipo: selecciona el tipo de comprobante de documento de ingreso que se utilizará.
• Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a emitir el documento.
• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. 
• Fecha de elaboración: el sistema asigna de manera automática la fecha del día actual, sin embargo, puedes cambiarla si lo requieres.
• Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario, al momento de elaborar el documento de ingreso, digitar el número con el cual quedará guardado.
• Vendedor: aparece el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla de la moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.

4. Ingresa los datos del detalle del documento de ingreso:

• Producto: selecciona el producto o servicio que vas a comercializar, indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste.
• Bodega: relaciona la bodega de la cual se descontará el producto vendido, en caso de que aplique.
• Cantidad: indica la cantidad que vas a vender.
• Valor unitario: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos, con la posibilidad de cambiarlo.
• % Desc.: define si requieres aplicar descuentos por porcentaje.
• Impuestos: selecciona los impuestos a cargo y de retención que requieras aplicar.

Importante:

• Para seleccionar los impuestos que apliquen al momento de elaborar el documento, es necesario que estos se encuentren previamente creados.
• El sistema validará la tarifa de IVA gravado, exento o excluido que tenga asignado el producto y/o servicio.

5. En la sección de totales, visualizarás el valor bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática. Además, si habilitaste en la configuración del documento de ingreso, el manejo de Retención en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado (ReteIVA) y Retención en la Fuente del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA), podrás asignar los impuestos correspondientes.

6. Selecciona el método de pago Contado o Crédito y luego elige la forma de pago. El sistema despliega las que hayan sido previamente creadas y que, en su configuración, estén marcadas como tipo: solo cartera o cartera / proveedor.

El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la factura, selecciona las que correspondan y haz clic en la opción +Agregar otra forma de pago.

Si tienes un anticipo del cliente, selecciona el método de pago Crédito, la forma de pago Cruzar anticipo y luego, el comprobante que deseas cruzar.

7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:

• Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento; es posible ingresar un máximo de 500 caracteres, en cumplimiento con el Anexo 1.9 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Al superar este límite, el sistema generará el siguiente mensaje:

• Adjuntar archivo: puedes anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con el documento de ingreso.

Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos. Recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1 GB; si necesitas más, puedes adquirir espacio adicional en nuestra tienda Siigo.

8. Una vez hayas incorporado toda la información del documento de ingreso, haz clic en una de las opciones que se encuentran en la elaboración del comprobante: 

• Cancelar: la creación del documento de ingreso.
• Guardar: únicamente el documento en el sistema.
• Enviar: el sistema mostrará el siguiente mensaje para confirmar el envío del documento.

9. Confirma los datos del contacto y el correo al cual se enviará el documento de ingreso.

Con el ícono + podrás crear un nuevo contacto, el cual se guardará en los contactos del tercero y se mostrará de inmediato en el campo «Para».

Importante:

• El campo «Asunto» se genera automáticamente por el sistema.
• Cuando el tercero es consumidor final, el ícono + aparecerá deshabilitado, ya que este tipo de tercero es genérico y no permite la creación de contactos.

Una vez confirmes los datos, haz clic en el botón Enviar .

10. Cuando el cliente consulte el documento de ingreso desde su correo electrónico le aparecerá de esta manera:

11. De acuerdo con el tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros, la visualización del documento de ingreso será la siguiente:

12. En la parte superior se habilitan las siguientes opciones, las cuales te permiten realizar unas acciones específicas:

• Registrar pago : permite generar un recibo de caja relacionado con el documento, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago.
• Editar : modifica algunos de los datos previamente registrados.
• Cartera : al seleccionar esta opción, puedes consultar los siguientes informes: estado de cuenta, movimiento de cuentas por cobrar y seguimiento de cobranza.
• Más : este botón te permite realizar las siguientes acciones: aplicar nota crédito; aplicar nota débito; ver contabilización; anular y/o eliminar; copiar enlace; crear factura recurrente y actualizar el seguimiento de cobranza.
• Documentos relacionados : consulta los documentos vinculados al documento:

• Descargar e imprimir : visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
• Comentarios : podrás enviar al cliente algún comentario relacionado con el documento. 
• Adjuntos : este ícono permite adjuntar hasta 5 archivos al documento, con un peso máximo de 1MB, en los formatos: xls, xlsx, doc, docx, pdf, jpg, png. También, consultar los documentos que han sido adjuntos, ya sea en la elaboración o desde la configuración.
• Enviar por mail : puedes enviar por correo electrónico el documento de ingreso, al cual le fue enviado o a otros.

¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!