Elaborar el documento soporte electrónico te permite respaldar las compras o pagos realizados a proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente. Este documento se genera cuando no se recibe una factura electrónica ni un documento equivalente, asegurando que la transacción quede correctamente registrada, con control, trazabilidad y conforme a la normativa vigente.
Para elaborarlo, realiza los siguientes pasos:
1. Ingresa por alguna de las siguientes rutas:
- En el módulo de Inicio, selecciona Accesos directos – Crea un Documento soporte.
- Presiona el botón + Crear
y en la sección Proveedores, elige Documento soporte.
- Dirígete al módulo de Compras y gastos, selecciona la pestaña Documentos de compras y gastos y haz clic en Nueva compra / Gasto / Doc soporte
– Documento soporte.
- Selecciona el módulo Inicio, luego la pestaña Habilitaciones electrónicas y, en la sección Documento soporte electrónico, presiona el botón Crear Doc. Soporte
.
2. Se habilita la pantalla de Nuevo documento soporte y en la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales y al seleccionarlo, se desplegarán algunas guías que podrás consultar.
3. Diligencia los datos de encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de documento soporte electrónico que se utilizará.
Importante: si seleccionas un tipo de comprobante con la resolución asociada próxima a vencer, agotarse, vencida o agotada, el sistema te mostrará las siguientes ventanas:
- Numeración vencida: el sistema generará un mensaje de numeración vencida, al seleccionar un tipo de comprobante específico, siempre y cuando la resolución asociada esté vencida y tenga cero días de vigencia desde la fecha registrada.
- Numeración agotada: se habilitará una ventana informativa, cuando la resolución asociada esté completamente agotada y no quede ningún número disponible en su rango desde la fecha registrada.
- Numeración por agotarse: te aparecerá un mensaje cuando la resolución asociada está próxima a agotarse. Además, informará la cantidad de documentos restantes para el agotamiento de los rangos de la vigencia.
- Numeración por vencerse: el sistema habilitará una ventana informativa, si la resolución asociada está próxima a vencerse. Además, te indicará la cantidad de días restantes para el vencimiento de la vigencia.
Si seleccionas Solucionar ahora 
, el sistema te mostrará una pantalla, donde conocerás los pasos para sincronizar la nueva resolución de documento soporte, según aplique.
Al hacer clic en las opciones Elegir otro comprobante, Solucionar más tarde o en la X, se cerrará el mensaje y podrás seleccionar un tipo de comprobante diferente.
- Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente este campo con el día actual. Al hacer clic en el calendario, podrás seleccionar una fecha anterior sin límite de tiempo, o una fecha posterior máxima de hasta 6 días calendario en relación con el día de hoy, ya que esta es la condición que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) exige para emitir un documento soporte.
Importante: al seleccionar un tipo de comprobante cuya fecha inicial o final de vigencia sea inferior o superior a la fecha del computador, el sistema generará un texto informativo en la parte inferior del campo «Fecha de elaboración».
Fecha de elaboración inferior a la fecha inicial de vigencia.
Fecha de elaboración posterior a la fecha final de vigencia.
- Proveedores: realiza la búsqueda del proveedor al que se le está comprando o si lo requieres, puedes crearlo.
Importante: recuerda que para el manejo del documento soporte, es necesario en la creación del tercero ingresar el código postal. En caso de no haberlo asignado puedes editar el perfil del proveedor.
- Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será registrado.
- No. Comprobante proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y número de factura que expidió el proveedor.
- Centro de costo: esta casilla se habilita si la empresa los maneja y si, al momento de definir este parámetro, se indicó que este documento lo solicite.
- Descuento en porcentaje: lo marcas si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
4. Ingresa los datos del detalle del documento soporte electrónico:
- Tipo: puedes registrar el documento soporte por:
- Producto: selecciona el producto o servicio que adquiriste, indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste.
- Activo fijo: registra la compra de los activos fijos que adquiere la empresa.
- Gasto / Cuenta contable: ingresa los gastos que ha tenido la empresa.
- Bodega: relaciona la bodega en la cual se aumentarán las cantidades del producto.
- Cantidad: indica la cantidad que compraste.
- Valor unitario: digita el valor de compra del producto o servicio, gasto o activo fijo.
- Descuento: permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: selecciona el impuesto a cargo, impoconsumo y de retención que pueda aplicar.
Importante: para seleccionar los impuestos que apliquen, es necesario que estos se hayan creado previamente.
5. Selecciona el método de pago (Contado o Crédito). Al hacerlo, podrás utilizar las diferentes Formas de pago creadas previamente para que elijas las que necesites.
- En caso de tener un anticipo del proveedor, en las formas de pago selecciona Crédito y luego «Cruzar anticipo».
6. En la sección de totales, visualizarás el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática.
Además, si habilitaste en la configuración del documento soporte el manejo de Retención en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado (ReteIVA) y Retención en la Fuente del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA), podrás asignar los impuestos correspondientes.
7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: puedes anexar un archivo o documento (ejemplo: comprobante escaneado expedido por el proveedor).
Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos. Recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1 GB; si necesitas más, puedes adquirir espacio adicional en la tienda Siigo.
8. Una vez hayas incorporado toda la información, haz clic en el botón Guardar y enviar 
.
9. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviado el documento soporte, no podrá ser editado, anulado o borrado. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
10. Una vez que la DIAN apruebe el documento soporte, este aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas establecidas y los códigos electrónicos correspondientes.
11. En la parte superior podrás conocer el estado del documento soporte y en qué proceso se encuentra, hasta ser aprobado por la DIAN y se habilitan las siguientes opciones:
- Registrar pago
: esta opción te permitirá generar un recibo de pago relacionado con el documento soporte, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago. - Descargar e imprimir
: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión. - Aplicar nota de ajuste
: al seleccionar esta opción te direccionará para aplicar una nota de ajuste al documento soporte electrónico. - Más
: allí podrás realizar algunos procesos adicionales, estos son:- Ver la contabilización.
- Copiar el documento.
- Marcarlo como comprobante favorito.
- Actualizar el documento electrónico. El sistema actualizará el estado del documento según el que se encuentre en la plataforma tecnológica y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Podrás realizar esta actualización después de que hayan pasado mínimo dos horas desde la creación del documento.
Importante: el proceso de actualización se ejecutará correctamente siempre y cuando el documento no sea editado y la información sea la misma que se envió inicialmente.
12. Al realizar un documento soporte con formas de pago de tipo contado, el sistema registrará la causación y generará automáticamente el recibo de pago. Al guardar el documento, se habilitará una notificación que mostrará el consecutivo y los recibos generados automáticamente.
En la contabilización del documento soporte, se realizará el cambio de la cuenta de tipo contado asociada con la forma de pago por la cuenta contable 229999 – Causación automática compras (sistema), y el vencimiento se tomará de los datos del documento soporte.
Importante:
- La cuenta contable 229999 – Causación automática compras (sistema) tiene deshabilitadas las modificaciones en su catálogo, por lo que no es posible editarla, borrarla o modificarla.
- La forma de pago Causación automática de compras está configurada internamente para el manejo de la causación automática, por lo que no será posible editarla o borrarla.
- Por cada forma de pago de tipo contado asociada al documento soporte, se creará un recibo de pago automático que tomará el vencimiento del documento y realizará el cruce correspondiente de manera automática.
- El sistema manejará de manera automática el tipo de comprobante recibo de pago RP-999 y al ser un documento de causación automática, no podrá ser editado.
- La causación automática en documento soporte genera el recibo de pago RP-999, únicamente para las formas de pago de tipo contado que utilizan cuentas contables del activo.
- Al elaborar el documento soporte con formas de pago anticipo, crédito y otros, que están configuradas con cuentas contables del pasivo, el sistema no generará el recibo automático.
¡Buen trabajo! Ahora estás listo para elaborar tus documentos soporte electrónicos en Siigo Nube.
74 comentarios en “Elaborar documento soporte electrónico”
Necesito crear Documentos de soportes con opción de carga Masiva.
Hola Camilo, solo es posible crear los documentos soporte directamente en el programa.
Buen dia,
Necesito realizar un documento soporte con varios centros de costo
Buen día, al elaborar un documento soporte electrónico solo es posible relacionar un centro de costo en los datos del encabezado.
HOLA Y SI GUARDO EL DOCUMENTO Y DESPUES LO QUIERO ENVVIAR COMO HAGO PARA BUSCARLO Y ENVIARLO A LA DIAN
Hola Jairo, si no has enviado electrónicamente el documento soporte, podrás hacerlo en la vista preliminar seleccionando la opción Enviar a la DIAN.
buenos dias, como puedo hacer un cargue masivo de documentos soporte?
Buen día Adriana, los documentos soporte electrónicos solo se pueden elaborar directamente en el programa.
Buen dia, cual es la ruta para volver a colocar un numero de consecutivo que borre y necesito que quede el mismo en documentos soporte. Gracias
Buen día Patricia, puedes devolver el consecutivo en la configuración del documento soporte.
como puedo realizar un documento soporte de un proveedor que entrego recibo donde no aparece número identificación, solo nombre y dirección del negocio
Buen día Geovany, es necesario crear al tercero para poder generar el documento soporte electrónico, cómo lo explica este isntructivo.
Buenas tardes, como hacer una documento de ajuste al documento soporte.
Buen día Victoria, puedes elaborar una nota de ajuste al documento soporte electrónico, cómo lo explica este instructivo.
Hola buen día
Quisiera saber como puedo hacer las pruebas emitiendo documento soporte electronico para poder salir a producción?
Hola Camilo, puedes realizar la habilitación de documento soporte electrónico, de esta manera.
Buenas tardes es obligatorio anexar el archivo o soporte del documento, es decir el comprobante expedido por el proveedor?.
Buen día Sonia, la opción de adjuntar documentos es opcional, lo realizas de acuerdo al manejo de la empresa.
Como puedo agregar centro de costo? ya que no me sale
Hola Maira, en la configuración del documento soporte puedes activar el manejo de centros de costo.
Hay alguna manera de cargar documentos soporte en un archivo de excel como se cargan los comprobantes contables?
Buen día Laura, en Siigo los documentos soporte solo se pueden elaborar directamente en el programa.
Al momento de enviar el documento soporte a la DIAN me sacó este error de inconsistencias en el envío – «The input string was not in a correct format». Que debo hacer para solucionarlo?
Hola Sebastian, en la siguiente guía te explicamos como solucionar el motivo de rechazo «Input string was not in a correct format»
Hola, en que campo puedo colocar el concepto del comprobante, ejemplo, si es el arriendo de X mes, ?, gracias
Buen día Fernanda, puedes manejarlo en la descripción del producto o servicio o en el campo observaciones.
Hola, como puedo anular un documento soporte.
Buen día Jazmín, puedes anular un documento soporte aplicando una nota de ajuste.
EL ENVIO DE DOCUMENTOS SOPORTE SE PUEDE HACER MASIVO? POR MEDIO DE PLANTILLAS? O ALGUN OTRO METODO
Buen día, en Siigo solo es posible elaborar los documentos soporte desde el programa.
Hola, en el documento soporte solo aparecen las opciones de pago en efectivo u otros, como hago para adicionar otras formas de pago o no es posible
Buen día Juan, te aparecen las formas de pago que tengas definidas en la configuración.
Buenas Tardes, como le envio al proovedor este documento soporte por gmail? siigo tiene la opción de enviar a email?
Hola Tatiana, puedes enviar o reenviar los documentos soporte electrónicos al correo registrado de los proveedores.
Buen día una pregunta , las retenciones se pueden aplicar durante la elaboración del DS o en la elaboración de Egreso?
Buen día Dan, al elaborar el documento soporte puedes aplicar los impuestos de retención que apliquen, al igual que al genera el comprobante de egreso avanzado.
HOLA! AL REALIZAR EL DOCUMENTO SOPORTE ME PIDE NUMERO DEL COMPROBANTE DEL PROVEEDOR, PERO SI EL PROVEEDOR NO ME DA NI RECIBO COMO HAGO SI ES UN ESPACIO OBLIGATORIO?
Buen día Leydi, puedes asignar un número del comprobante de manera interna, teniendo en cuenta que es un campo obligatorio.
Como puedo ingresar centros de costo en gastos por documento soporte?
Buen día Wilfredo, en la configuración del documento soporte puedes habilitar el campo «Habilitar centros de costo» para poderlos elaborar con centros de costos.
Buenos dias
necesito cambiar un documento soporte a factura normal, si se puede hacer o debo de anular el soporte y hacerlo de nuevo?
Buen día Gloria, es necesario anular el documento soporte por medio de una nota de ajuste y volverlo a generar.
Buenas tardes necesito automatizar las compras e inventarios de la compañía necesito información
Buen día Mauricio, para poder resolver tus inquietudes, te invitamos a comunicarte a nuestras líneas de call center.
Al intentar hacer la consulta de un documento soporte para continuar editándolo o corregirlo, no se habilitan las opciones para filtrar. No aparece nada en consulta.
Buen día Ferney, puedes buscar un documento soporte como lo explica esta guía.
Buenas tardes, he realizado el documento soporte y lo guarde para enviarlo después. Pero ya no encuentro los documentos soporte guardados ni tampoco se por donde puedo consultar los enviados. La pantalla se pone en blanco
Hola Camilo, puedes consultar los documentos soporte en Siigo de esta manera.
Hola quisiera saber si es posible copiar un documentos soporte y modificar el terceo en la copia, si hay alguna manera de habilitar esta opción dentro de la plataforma por favor, tengo demasiado documentos soporte por subir pero al copiar el documento no me deja cambiar el tercero
Buen día Daniela, en la vista del documento soporte, en la parte superior puedes presionar el botón Más y copiar y te llevara a la pantalla de elaboración del documento soporte con los mismos datos.
Cuando tengo muchos documentos soportes por crear, tengo la opcion por importacion, para no tener que hacer uno a uno, como se puede hacer con las facturas???
Buen día Alejandro, en Siigo solo es posible elaborar los documentos soporte en el sistema.
Hola a que documentos le debo realizar documento soporte? parqueaderos, peajes etc?
Buen día Nicol, el documento soporte electrónico se debe emitir cuando se realicen transacciones con un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente.
No eh podido hacer un documento soporte, y llegan un aviso que dice que esta en estado Modo consulta
Hola Carolina, no es posible realizar procesos en tu Siigo, porque cuando el programa esta en modo consulta hace referencia a que no estas al día con tu pago, te invitamos a comunicarte a nuestras líneas de call center para mayor información.
Buen día, como manejo la retencion por rentas de trabajo solo permite las retenciones que estan asociadas a un Porcentaje fijo. Y en campo de la retefuente no permite ingresar valor manualmente. Gracias
Hola Ruth, el sistema permite crear impuestos de retención en la fuente con los porcentajes correspondientes, la retención en la fuente de empleados la lleva directamente en nómina con la tabla, pero retención para colocar manual no lo permite si la cuenta esta asociada a impuestos. Puedes crear una cuenta diferente para poder colocar el valor manual.
Cuanto es el plazo maximo de envio de un documento soporte luego de creado
Hola Camila, puedes confirmar por favor con la norma o lo indicado por la Dian, hasta el momento puede enviarse hasta el último día hábil de la semana.
Buenos días, ¿como hago para descargar el informe general de facturación?
Hola Merari, dentro del módulo de reportes, puedes identificar los reportes de las ventas, y también los informes de facturación electrónica. En el módulo de contabilidad también encuentras otros informes.
Buenas noches, existe alguna manera de importar desde excel documentos soportes para envió masivo, como se realiza en las facturas electronicas.
Buen día Fraiman, solo es posible elaborar los documentos soporte en el sistema.
Buenas noches, como puedo editar un documento soporte que aun no se ha enviado a la DIAN?
Hola Gloria, puedes modificar el Documento soporte si no es electrónico, en la vista preliminar desde el botón más y seleccionas editar.
como imprimir los documentos soportes ya guardados
Hola Celeny, puedes imprimir los documentos soportes en Siigo, de esta forma.
no he podido registrar el pago de un documento soporte. al guardar, sale un aviso que debo tener al menos un registro en la grilla para guardar el comprobante
Buen día Steven, te recomendamos revisar que el comprobante de pago tenga relacionado el documento soporte a pagar y su forma de pago, o en caso de persistir te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.
comos sincronizo una resolucion, la cual se vencio y volvimos a habilitar el viernes de sep de 2023
Hola Lesly, es necesario que solicites una nueva resolución de documento soporte y asocies los prefijos en la Dian, una vez lo realices podrás sincronizar la resolución en Siigo de esta manera.
Tengo una Resolucion de habilitacion de Documento Soporte 18764052433281 del 26/07/2023 y SIIGO no la toma y la DIAN me rechaza los documentos soportes, NIT 901.013.154
Hola Juan, una vez solicitas la resolución de documento soporte, es necesario que asocies los prefijos en la Dian y posterior en Siigo sincronices la resolución.