SIIGO NUBE

Registrar la compra de activos fijos permite a tu empresa llevar un control claro y organizado de los bienes que adquiere, asegurando que se contabilicen correctamente. Garantiza que la información contable cumpla con la normativa y permite hacer seguimiento de cada activo desde su adquisición.

Se realiza cada vez que la empresa compra un nuevo activo, asegurando que todos los datos, como proveedor, valor y forma de pago, queden registrados de forma correcta y completa. A continuación, te indicamos el proceso:

1. Define lo siguientes parámetros:

• Configura el comprobante de factura de compra.
• Realiza la creación de los activos fijos.

2. Accede mediante una de las siguientes rutas:

• • En el módulo Inicio, selecciona Accesos directos – Registra una Compra o Gasto.

• • Desde el botón + Crear , en Proveedores, haz clic en la opción Factura de compra / Gasto.

• • Ve al módulo de Compras y gastos; luego, en Documentos de compras y gastos, ubica el botón Nueva compra / Gasto / Doc. Soporte y selecciona Factura de compra / Gasto.

3. Diligencia los datos de encabezado:

• Tipo: selecciona el tipo de comprobante de compra que se utilizará para elaborar el documento.
• Fecha de elaboración: define la fecha en la cual quedará registrada la compra del activo en el programa.
• Proveedores: relaciona el proveedor al que le estás comprando. Si lo requieres, puedes crearlo.
  
  

  Importante: si el proveedor figura como posible proveedor ficticio según el listado oficial de la DIAN, el sistema mostrará una advertencia informativa.

  

  Además, puedes consultar el estado del Registro Único Tributario (RUT) del proveedor en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) utilizando su número de identificación.

• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del proveedor. 
• Número: el sistema asigna el consecutivo únicamente si, en la definición de los parámetros del documento, fue seleccionado el manejo de numeración automática; de lo contrario, es necesario, al momento de elaborar la compra, digitar el número con el cual quedará guardada.
• No. factura proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y el número de la factura que expidió el proveedor. El sistema sugerirá de manera automática el prefijo FC; en caso de que el campo de prefijo esté vacío al guardar el comprobante, el sistema asignará nuevamente el prefijo FC para evitar errores en la construcción del vencimiento.
• Centro de costo: esta casilla se habilita si la empresa lo maneja y si, al momento de definir este parámetro, se indicó que en este documento es obligatorio.
• Proveedor por ítem: al seleccionar este campo, se permite que, al momento de ingresar cada activo fijo que la empresa adquiere, se pueda asignar un proveedor diferente al del encabezado del documento.
• IVA / Impoconsumo incluido: al marcar esta casilla en el valor de la compra del activo estará incluido el valor del impuesto. Además, en el área de detalle se inhabilitará el valor unitario.
• Descuento en porcentaje: selecciónala si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
• Moneda: te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento. Aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.

4. Ingresa los datos del detalle de la factura de compra del activo:

• Tipo: puedes registrar la compra de:
  
  
  • Producto: ingresa la compra de productos y/o servicios.
  • Activo fijo: selecciona el activo fijo creado previamente y si no tienes ninguno, podrás crearlo.
  • Gasto / Cuenta contable: ingresa los gastos que ha tenido la empresa.
    
    
• Cantidad: indica la cantidad que compraste.
• Valor unitario: digita el valor de compra del activo fijo.
• Descuento: permite colocar descuentos si lo requieres.
• Impuestos: selecciona el impuesto a cargo, impoconsumo y retenciones que pueda aplicar.

  
  Importante: para seleccionar los impuestos que apliquen, es necesario que estos se hayan creado previamente.

5. Selecciona las formas de pago, el sistema despliega las que han sido previamente creadas y las cuales, en su configuración, estén marcadas como tipo: proveedores o cartera / proveedores.

• El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la compra, selecciona las que correspondan y haz clic en el enlace +Agregar otra forma de pago.

• En caso de tener un anticipo del proveedor, en las formas de pago te mostrará la opción de «Cruzar anticipo».

6. En la sección de totales, visualizas el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática.

Además, si habilitaste en la configuración de la factura de compra el manejo de Retención en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado (ReteIVA) y Retención en la Fuente del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA), podrás asignar los impuestos correspondientes.

7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:

• Observaciones: es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: en este campo, el sistema permite anexar un documento o soporte de la compra (ejemplo: documento escaneado con la factura expedida por el proveedor).

8. Una vez hayas incorporado toda la información de la compra, haz clic en el botón Guardar y visualizarás el documento.

9. En la parte superior de la vista preliminar de la compra, se habilitan las siguientes opciones:

• Registrar pago: esta opción te permitirá generar un recibo de pago relacionado con la compra, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago.
• Descargar e Imprimir: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
• Más: permite realizar algunos procesos adicionales con la factura de compra; estos son:

• • Editar o modificar algún dato previamente registrado.
  • Anular o borrar el documento.
  • Registrar una devolución por medio de una nota débito.
  • Ver la contabilización.
  • Copiar la compra.
  • Verificar el comprobante.
  • Definir el comprobante como favorito.

10. Al realizar una compra con formas de pago tipo contado, el sistema registrará la causación de la compra y generará automáticamente el recibo de pago. Al guardar la compra, se habilitará una notificación que mostrará el consecutivo y los recibos generados automáticamente.

En la contabilización de la compra, se realizará el cambio de la cuenta de tipo contado asociada a la forma de pago por la cuenta contable 229999 – Causación automática compras (sistema), y el vencimiento se tomará de los datos de la factura.

Importante:

• La cuenta contable 229999 – Causación automática compras (sistema) tiene deshabilitadas las modificaciones en su catálogo, por lo que no es posible editarla, borrarla o modificarla.

• La forma de pago Causación automática compras está configurada internamente para el manejo de la causación automática, por lo que no será posible editarla o borrarla.

• Por cada forma de pago de tipo contado asociada a la compra, se creará un recibo de pago automático que tomará el vencimiento de la compra y realizará el cruce correspondiente de manera automática.
• El sistema manejará de manera automática el tipo de comprobante recibo de pago RP-999 y al ser un documento de causación automática, no podrá ser editado.
• La causación automática en compras genera el recibo de pago RP-999, únicamente para las formas de pago de tipo contado que utilizan cuentas contables del activo.
• Al elaborar la compra con formas de pago de anticipo, crédito y otros, que están configuradas con cuentas contables del pasivo, el sistema no generará el recibo automático.

Al realizar este proceso, podrás registrar las compras de tus activos fijos.