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Elaborar facturas electrónicas con cruce de remisión te permite agilizar el proceso de venta y asegurar que los productos entregados a tus clientes queden correctamente facturados.

Esta opción es útil cuando deseas consolidar una o varias remisiones en una sola factura, manteniendo el control de inventarios y cumpliendo con la normativa de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). 

Para realizar una factura de venta con cruce de remisión, sigue estos pasos:

1. Es necesario configurar el parámetro de activación desde la configuración de la factura de venta para poder asociar varias remisiones en una misma factura. Para ello: 

En la sección Configuraciones complementarias marcas la opción de «Habilitar cruce de remisiones en el comprobante».

Haz clic en Guardar .

2. Luego, para elaborar una factura de venta con el manejo del cruce de remisiones, puedes hacerlo por las siguientes rutas:

• Dirígete al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

• Desde + Crear – Clientes – Factura Venta / Ingresos.

3. Al escoger el tipo de factura en el cual configuraste el cruce de remisiones, se activa + Remisiones para asociar varias remisiones:

Importante:

• En caso de que no te permita seleccionar el tipo de comprobante, es porque la remisión no tiene habilitados los decimales en la configuración, por lo tanto, es necesario anular la remisión, luego ir a la configuración para marcar la casilla Incluir decimales; y posteriormente elaboras nuevamente la remisión con decimales.
• El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así, se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

4. Ten en cuenta que solo podrás asociar las remisiones hasta seleccionar el cliente y, una vez presiones en la opción de + Remisiones , se te habilitará la siguiente ventana:

Podrás asociar una o varias remisiones realizadas con el mismo tercero y así facturar de manera parcial o total las remisiones.

Importante: la cuenta de inventario se mueve con la remisión, y las demás cuentas de ingreso, impuestos y formas de pago en la factura de venta.

5. Una vez seleccionadas las remisiones, haz clic en Agregar .

De esta manera, el sistema traerá la información de las cotizaciones relacionadas, asimismo podrás modificar los siguientes campos:

• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente.
• Vendedor: el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día, si te ubicas sobre el campo te aparecerá un mensaje informativo indicándote que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad.

Importante: al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en Guardar y enviar , el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad DIAN vigente y no se permitirá guardar y enviar el documento electrónico.

• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
• Detalle de la factura: cuando seleccionas las remisiones, el programa trae la información del detalle de la factura, puedes adicionar o eliminar los productos y/servicios que requieras y modificar sus datos.
• Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en «Tipo» estén marcadas como «Solo cartera» o «Cartera/proveedor».
• Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres, en cumplimiento con el Anexo 1.9 de la DIAN, al superar este límite el sistema generará el siguiente mensaje:

• Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. 

6. Al finalizar la elaboración de la factura de venta, seleccionas la opción Guardar y enviar .

7. Se habilitará la venta donde te indica que al enviar la factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas Guardar y enviar .

8. Envía la factura al correo electrónico del cliente, en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más  ; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para».

Confirmas dando clic en Enviar .

9. Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén guardadas, mostrará solo el prefijo y consecutivo del documento, el campo «Fecha» se visualizará como «Fecha y hora comprobante», no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

10. Al ser aprobada por la DIAN, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes:

11. En la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

¡Listo! Con este proceso podrás elaborar facturas electrónicas con cruce de remisión.